Бюджет и бизнес - планирование

Раз предприятие функционирует, его финансовую деятельность необходимо планировать и постоянно управлять ею. Создание бюджета является самым эффективным способом держать свой бизнес и финансы на плаву.

В этом руководстве описываются преимущества бизнес - планирования, правильного составления (подготовки) бюджета и объясняется, как это делать. Предлагаются решения вопросов, которые помогут вам управлять финансовым положением бизнеса более эффективно и обеспечить практическое выполнение ваших планов.

::: Планирование успеха

Когда вы ведете дело, так просто погрязнуть в повседневных проблемах и забыть про всю большую картину бизнеса. Однако успешные фирмы тратят время на создание и управление бюджетами, подготовку и рассмотрение бизнес-планов и регулярно контролируют финансы и производительность.

Систематическое планирование может все изменить и способствовать росту вашего бизнеса. Это позволит вам сосредоточить ресурсы на повышение прибыли, снижение издержек и повышение отдачи от инвестиций.

В действительности, даже без формального процесса, многие предприятия осуществляют большинство мероприятий, связанных с бизнес - планированием, типа размышления об областях роста, конкурентах, потоке наличности и прибыли.

Преобразование этого в целостный процесс управления вашего бизнеса не должно быть трудным или отнимающим много времени. Наиболее важным аспектом является то, что планы должны быть динамичны, и доводиться до всех участников.

Выгоды

Ключевая выгода делового планирования - то, что это дает вам возможность отступить, посмотреть со стороны и проанализировать эффективность вашего бизнеса и факторов, влияющих на ваш бизнес. Бизнес-планирование может дать вам:

1. большую способность добиваться постоянного совершенствования
2. прогнозирование возможных проблем
3. надежную финансовую информацию, на основе которой принимаются решения
4. улучшение ясности и направленности
5. больше уверенности в своих решениях

::: Что включить в свой годовой план

Основная цель вашего годового бизнес-плана заключается в том, чтобы сформулировать стратегию и план действий для вашего бизнеса. Это должно включать четкую финансовую картину того, где вы сейчас находитесь, и где будете находиться в течение ближайшего года.

Ваш годовой бизнес - плана должен включать:

1. план изменений, которые вы хотите сделать для вашего бизнеса
2. потенциальные изменения на рынке, клиенты и конкуренция
3. ваши цели и задачи на год
4. ваши основные показатели
5. любые вопросы или проблемы
6. любые оперативные изменения
7. информацию о вашем управлении и людях
8. ваши финансовые показатели и прогнозы
9. детали инвестиций в бизнес

Бизнес - планирование является наиболее эффективным, когда он является непрерывным процессом. Это позволяет действовать быстро в случае необходимости, а не просто реагировать на события после того, как уже все произошло.

Типичный цикл делового планирования

1. Обзор текущей деятельности относительно прошлого года / цели текущего года.
2. Обобщение ваших возможностей, перспектив и опасностей.
3. Анализ ваших успехов и неудач в прошлом году.
4. Просмотр ваших основных задач на предстоящий год, и изменение или вновь установление вашего долговременного планирования.
5. Выявление и уточнение ресурсных последствий анализа и создания бюджета.
6. Определение прибыли и убытков нового финансового года и целей бухгалтерского баланса.
7. Подведение итогов плана.
8. Регулярный обзор, например, на ежемесячной основе, мониторинга эффективности, анализа успехов и достижений поставленных целей.
9. Возврат к пункту 1.

::: Бюджеты и бизнес - планирование

Новые владельцы малого бизнеса могут вести свои дела расслабленно, и, возможно, не видит необходимости в составлении бюджета. Однако если вы планируете будущее для своего бизнеса, вам придется финансировать ваши планы. Бюджет является самым эффективным способом контролировать свои движения наличности, что позволяет вкладывать средства в новые возможности в надлежащее время.

Если ваш бизнес растет, вы не всегда можете быть активным участником всех его компонентов. Возможно, вам придется разбить свой бюджет на различные области, такие, как объем продаж, производства, сбыта т.д. Вы обнаружите, что деньги начинают двигаться в разных направлениях с помощью организации - бюджет является важным инструментом в обеспечении того, чтобы вы остаетесь способным контролировать расходы.

Планирование бюджета:

1. контролирует ваши финансы
2. гарантирует, что вы можете продолжить финансировать ваши действующие обязательства
3. позволяет сделать уверенные финансовые решения и достичь своих целей
4. гарантирует, что вы имеете достаточно денег для ваших будущих проектов

Бюджет выделяет то, на что вы потратите ваши деньги, и как эти расходы будут финансироваться. Однако, это не прогноз. Прогноз - предсказание будущего, тогда как бюджет - запланированный результат в будущем, определенный вашим планом, то, что ваше предприятие хочет достичь.

Преимущества бюджета бизнеса

Есть множество преимуществ составления бюджета предприятия, включая быть более умелым в:

1. эффективном управлении своими деньгами
2. выделении необходимых ресурсов для проектов
3. контроле деятельности
4. понимании своих целей
5. усовершенствовании процесса принятия решений
6. выявлении проблемы до ее возникновения, например, необходимость повышения финансирования или трудности в движении наличности
7. планировании будущего
8. повышении мотивации сотрудников

::: Создание бюджета

Создание, мониторинг и ведение бюджета является залогом коммерческого успеха. Он должен помочь вам выделить средства, где они необходимы, чтобы ваш бизнес остался прибыльным и успешным. Он не должна быть сложным. Вы просто должны видеть что вы, скорее всего, заработаете и потратите в бюджетный период.

Начните, задавая себе следующие вопросы:

1. Каковы прогнозируемые продажи на бюджетный период? Будьте реалистичными, если вы переоцените, то инициируете проблемы в будущем.
2. Какие прямые расходы на продажу, т.е. расходы на материалы, компоненты, затраты на субподрядчиков,  изготовляющих продукт или предоставляющих услугу?
3. Какие постоянные затраты или накладные расходы?

Вы должны разделить постоянные издержки и накладные расходы по типу, например:

1. стоимость помещений - например, арендная плата, цены, обслуживание
2. персонал - например, заработная плата, пособия, социальное страхование
3. коммунальные услуги - например, отопление, освещение, телефон
4. печатные, почтовые и канцелярские
5. транспортные расходы
6. затраты на оборудование
7. реклама и пропаганда
8. путевые и суточные расходы
9. правовые и профессиональные расходы, включая страхование

Ваше предприятие может иметь различные виды расходов, и вам, возможно, придется разделить бюджет по отделам. Не забудьте включить, сколько вы должны заплатить себе, и включить пособие на налог.

Ваш бизнес-план должен помочь в установлении спроектированных продаж, объемов продаж, себестоимости реализованной продукции, постоянных затрат и накладных расходов, поэтому было бы целесообразно начать именно с его подготовки.

Если у вас есть данные о доходах и расходах, вы можете контролировать, сколько вы зарабатываете. Вы можете видеть расходы и выработать пути их сокращения. Вы можете видеть, будете ли вы  иметь проблемы потока наличности, что даст вам время, чтобы предпринять конкретные шаги.

Когда вы сделаете бюджет, вы должны придерживаться его по мере возможности, но анализировать и пересматривать его по мере необходимости. Успешные предприятия нередко имеют переходящий бюджет, так, чтобы он был постоянно, например, на год вперед.

::: Основные шаги в составлении бюджета

Есть ряд ключевых шагов, которым вы должны следовать, чтобы убедиться, что бюджеты и планы реалистичны и полезны.

Выделите времени для создания бюджета

Если назначить определенное время для создания всеобъемлющего и реального бюджета, то управление будет легче и, в конечном счете, более эффективным.

Используйте прошлогодние цифры, но только в качестве руководства

Соберите информацию по истории продаж и расходов, если они доступны. Она может дать вам хороший показатель возможных продаж и издержек. Но также важно подумать о том, каковы ваши коммерческие планы, какие ваши коммерческие ресурсы будут использоваться, и рассмотреть возможные изменения в условиях конкуренции.

Создавайте реальные бюджеты

Используйте информацию по вашей истории, ваш бизнес-план и любые изменения в действиях или приоритетах бюджета для накладных расходов и других постоянных затрат.

Полезно выявить соотношение между переменными затратами и продажами и затем использовать прогноз рынка сбыта, чтобы спроектировать переменные затраты. Например, если удельные затраты уменьшить на 10% за каждые дополнительные 20% продаж, насколько ваша себестоимость единицы продукции уменьшится, если вы будете иметь 33% рост продаж?

Удостоверьтесь, что ваши бюджеты содержат достаточно информации для вас, чтобы легко контролировать основные движущие силы вашего бизнеса, таких, как объем продаж, затраты и оборотный капитал. Программное обеспечение бухгалтерского учета может помочь вам управлять счетами.

Привлекайте нужных людей

Лучше обратиться к штату с финансовой ответственностью для предоставления вам сметы вашего бюджета - например, план продаж, себестоимость продукции или конкретное управление проектом. Если вы уравновесите их оценки в отношении ваших собственных, то вы добьетесь более реалистичного бюджета. Такое привлечение также будет способствовать выполнению бюджета.

::: Что должен охватывать ваш бюджет

Определите, сколько бюджетов вам нужно. Многие малые предприятия имеют один общий бюджет, в котором излагается, сколько денег необходимо для запуска предприятия в предстоящий период - обычно год. По мере роста вашего предприятия, общая смета текущих затрат, скорее всего, будет состоять из нескольких отдельных бюджетов, например, маркетинга или торговых смет.

Какой бюджет необходимо будет включить

Прогноз движения наличности - ваш наличный бюджет проектирует вашу будущую денежную наличность на месячной основе. Составление бюджета, таким образом, жизненно важно для мелких предприятий, поскольку так можно точно определить любые трудности, с которыми вы могли бы столкнуться. Он должен быть пересмотрен, по крайней мере, ежемесячно.

Расходы. Как правило, ваше предприятие будет иметь три вида расходов:

1. постоянные издержки - такие, как арендная плата, цены, зарплаты и затраты на финансирование
2. переменные издержки, включая сырье и сверхурочные
3. одноразовые капитальные затраты – например, закупки компьютерного оборудования или помещения

Чтобы прогнозировать свои расходы, вам будет полезно взглянуть на последние годовые отчеты и связываться с вашими поставщиками для котировок.

Доходы. Прогнозы продаж или доходов, как правило, основаны на комбинации вашей коммерческой истории и эффективности ваших усилий в будущем.

Используя прогнозы ваших продаж и расходов, вы можете подготовить спроектированную прибыль в течение следующих 12 месяцев. Это позволит вам анализировать ваши маржи и другие ключевые показатели, такие, как рентабельность инвестиций.

::: Используйте ваш бюджет, чтобы оценить работу

Если вы будете базировать ваш бюджет на вашем бизнес-плане, то вы будете создавать финансовый план действий. Это может служить нескольким полезным функциям, особенно если вы рассматриваете ваши бюджеты регулярно как часть вашего ежегодного цикла планирования.

Ваш бюджет может служить:

1. показателем затрат и доходов, связанных с каждой вашей деятельности
2. способом предоставления информации и поддержки принятия управленческих решений в течение года
3. средством мониторинга и контроля вашего бизнеса, особенно если проанализировать различия между вашим фактическим и ассигнованным доходом

Сопоставление показателей

Сравнение вашего бюджета из года в год может быть превосходным способом определить эффективность работы вашего бизнеса - вы можете сравнить ваши спроектированные данные, например, с предыдущими годами, чтобы измерить производительность вашей работы.

Ключевые показатели эффективности

Чтобы повысить работу вашего бизнеса, вы должны понять и контролировать ключевые моменты вашего бизнеса, то, что имеет главное воздействие на ваш бизнес. Есть много факторов, влияющих на все вопросы эффективности, поэтому крайне важно сосредоточить внимание на нескольких из них и за ними внимательно.

Три ключевых момента для большинства предприятий:

1. продажи
2. расходы
3. оборотный капитал

Любые тенденции к проблемам потока наличности или падающей доходности будет отображена в эти цифры при измерении против ваших бюджетов и прогнозов. Они могут помочь вам определить проблемы заранее, если они рассчитаны на постоянной основе.

::: Регулярный обзор вашего бюджета

Чтобы использовать бюджеты эффективно, необходимо анализировать и пересмотреть их часто. Это особенно актуально, если ваш бизнес растет, и вы планируете перейти на новый уровень.

Использование своевременных бюджетов позволит вам быть гибким, управлять движением наличности и определить, что необходимо достичь в следующем бюджетном периоде.

Две основные области для рассмотрения

Ваш фактический доход. Каждый месяц необходимо сравнивать фактические доходы с вашим торговым бюджетом путем:

1. анализа причин для любой нехватки - например, ниже объемы продаж, вялые рынки, недостаточно продуктов
2. рассмотрения причин для особенно высокого товарооборота - например, были ли ваши цели слишком низки
3. сравнения сроков вашего дохода с прогнозом и удостоверившись, что они соответствуют

Анализ этих колебаний поможет составлять будущие бюджеты более точно, а также позволят принимать меры в случае необходимости.

Ваши фактические расходы. Необходимо регулярно сверять ваши фактические затраты с вашим бюджетом. Это поможет Вам предсказывать будущие затраты с большей надежностью. Вы должны:

1. посмотреть, как ваши фиксированные расходы отличаются от вашего бюджета
2. проверить, что ваши переменные затраты соответствуют вашему бюджету – нормально, что переменные затраты приспосабливаются в соответствии с вашим объемом продаж
3. проанализировать причины изменений в отношениях между затратами и оборотом
4. анализировать любые различия в сроках ваших расходов, например, путем проверки у поставщиков условий оплаты