Управление денежным притоком

::: Введение

Наличные - это кислород для бизнеса, который позволяет ему выживать и процветать, и является основным показателем здоровья предприятия. Хотя бизнес может выжить на короткое время без продаж или прибыли, без наличных он умрет. По этой причине приток и отток наличности нуждается в тщательном мониторинге и управлении.

Это руководство рассматривает ключевые элементы денежного потока и то, как эффективное управление денежного потока позволит защитить финансовую безопасность вашего бизнеса. В нем излагаются меры, которые можно принять при работе с клиентами, поставщиками и заинтересованными сторонами в целях повышения денежного потока. В нем также подчеркиваются общие денежные проблемы и способы их избежать.

Что такое наличные?

Поток наличности является показателем платежеспособности ваших счетов на регулярной основе. Он зависит от сроков и суммы денежных средств, поступающих в бизнес и утекающих из него на еженедельной / месячной основе. Хороший поток наличности означает, что структура доходов и расходов в бизнесе позволяет иметь наличные деньги для оплаты счетов вовремя.

Кассовая наличность включает:

1. монеты и банкноты;
2. текущие счета и краткосрочные депозиты;
3. неиспользованные банковские овердрафты и краткосрочные кредиты;
4. иностранную валюту и депозиты, которые могут быть быстро переведены в вашу валюту.

Она не включает:

1. долгосрочные депозиты;
2. долгосрочные займы;
3. деньги, причитающиеся клиентам;
4. акции.

Разница между наличными и прибылью

Важно не путать остатки наличных средств с прибылью. Прибыль рассчитывается как разница между общей суммой заработка вашего бизнеса и всех его затрат, как правило, начисленных за год или иной торговый период. Можно прогнозировать хорошую прибыль за год, однако по-прежнему спотыкаться каждый раз, когда вы ограничены в наличных.

Важность наличных

Чтобы получать прибыль, большинство фирм должны произвести и поставить товары или услуги своим клиентам прежде, чем за них заплачено. К сожалению, каким бы выгодным ни был контракт, если вам не хватает денег для оплаты вашим сотрудникам и поставщикам до получения выплаты, вам не удастся заключить эту  сделку или получать прибыль.

Для эффективной торговли и развития компании, вам необходимо создать кассовую наличность, гарантируя, что в нужный момент вы сможете ею воспользоваться. Однако, с другой стороны, иметь много денег в банке не особенно выгодно. Если вам не нужно использовать их немедленно, вложите запасные наличные в счет под высокие проценты или инвестируйте в краткосрочные инвестиции. Посоветуйтесь с вашим банком, бухгалтером или финансовым консультантом.

::: Притоки и оттоки денежных средств

В идеале, в ходе работы вашего бизнеса, у вас должно быть больше денег, втекающих в бизнес, чем вытекающих из него. Это позволит вам создать кассовые остатки, которыми можно прикрыть при необходимости денежную брешь, найти развитие бизнесу и заверить кредиторов / инвесторов о здоровье вашего бизнеса.

Следует отметить, что доходы и расходы редко происходят вместе, приход денежных средств часто отстает. Ваша цель ускорить приток и замедлить отток.

Денежные притоки:

1. оплаты товаров или услуг клиентами;
2. получения банковского кредита;
3. проценты интереса от сбережений и инвестиций;
4. инвестиции акционеров;
5. увеличение банковских овердрафтов / кредитов или ссуд.

Денежные оттоки:

1. приобретение акций, материалов или инструментов;
2. заработная плата, оплата аренды и ежедневные оперативные расходы;
3. приобретение основных средств - компьютеров, машин, офисной мебели и т.п.
4. погашение кредита;
5. выплаты дивидендов;
6. подоходный налог, налог на прибыль, НДС и другие налоги;
7. уменьшенные возможности овердрафтов.

Многие из ваших регулярных платежей, такие как зарплата, кредит и налоговые выплаты должны производиться в конкретные дни. Вы всегда должны быть в состоянии выполнить эти выплаты, чтобы избежать крупных штрафов или неудовольствия работников.

Для улучшения повседневного потока наличности вы можете:

1. просить своих клиентов платить раньше;
2. требовать выплату долгов быстро и решительно;
3. использовать факторинг (продажу имеющихся долговых обязательств с целью покрытия собственных долгов);
4. просить поставщиков о предоставлении поставок в кредит;
5. заказывать у поставщиков меньше, но чаще;
6. брать в аренду, а не покупать оборудование;
7. повысить производительность;
8. повысить доходность.

Вы можете также улучшить поток наличности, увеличив заимствование или поместив большее количество денег в бизнес. Это приемлемо для того, чтобы справиться с краткосрочными спадами или финансировать рост в соответствии с вашим бизнес-планом, но не должно стать основой вашей наличной стратегии.

::: Принципы прогнозирования денежных потоков

Прогноз потока наличности позволяет вам предсказать взлеты и падения вашей кассовой наличности. Это поможет вам планировать кредиты, и вы увидите, сколько излишков денежной наличности вы, вероятно, имеете на данный момент. Многие банки требуют такие прогнозы перед рассмотрением кредита.

Элементы прогноза денежного потока

Прогноз потока наличности идентифицирует источники и суммы наличных, входящих в ваш бизнес, направления и объемы за определенный период. Есть обычно два столбца в списке прогнозов и фактических сумм соответственно.

Прогноз, как правило, делается заранее на год или квартал и делится на несколько недель или месяцев. В чрезвычайно трудных условиях денежного потока может быть полезным ежедневный прогноз. Лучше выбирать периоды, в течение которых происходит большинство ваших постоянных затрат, такие как заработная плата.

Списки прогноза:

1. квитанции
2. выплаты
3. превышение поступлений над платежами - с отрицательными цифрами в скобках
4. открытие банковского баланса
5. закрытие банковского баланса

Важно базировать первоначальные прогнозы продаж на реалистических оценках. Если у вас действующий бизнес, то приемлемый метод заключается в объединении дохода от сбыта в течение того же самого периода 12 месяцами ранее, с предсказанным ростом.

Отметьте, что все данные прогноза должны коснуться сумм, которые должны быть собраны и выплачены, а не счетов-фактур, фактически направленных и полученных. Прогноз - живой объект. Он будет нуждаться в корректировке.  в соответствии с долгосрочными изменениями к действительному показателю или рыночным тенденциям.

Бухгалтерское программное обеспечение

Программное обеспечение для бухгалтерского учета поможет вам подготовить прогноз денежного потока, позволит обновить прогнозы, если есть изменения в тенденциях на рынке или в судьбе вашего бизнеса. Упрощается планирование сезонных пиков и самых низких уровней, а также есть возможность сделать "что, если" расчеты. Большинство банков требуют прогнозы прибыли и баланса, а также денежного потока. Многие пакеты предусматривают подготовку этих документов.

::: Управление доходами и расходами

Эффективное управление денежными потоками является критически важным для выживания такого бизнеса, как предоставление услуг или продукции. Ниже приведены некоторые из основных методов, помогающие сократить время разрыва между расходами и получением доходов.

Клиентское управление

1. Определите кредитную политику, которая ясно излагает ваши стандартные условия платежей.
2. Выписывайте счета быстро и требуйте регулярной оплаты просроченных платежей. Сделайте список должников и постоянно напоминайте о долгах.
3. Предусмотрите штрафы за не вовремя оплаченные счета.
4. Предусмотрите скидки за незамедлительную оплату ваших счетов для клиентов.
5. Договоритесь о депозитах или поэтапных платежах за большие контракты. Это в интересах ваших клиентов, что вы не выходите из бизнеса, пытаясь выполнить их требования.
6. Рассмотрите возможность использования третьей стороны для покупки ваших неоплаченных счетов в обмен на процент от общей суммы.

Управление поставщика

Просите о пролонгированных кредитных условиях. Предоставляйте вашим поставщикам стимулы, такие как большие или регулярные заказы, но убедитесь, что вы имеете рынок сбыта для этих заказов.  Альтернативно рассматривайте вопрос о сокращении запасов и использовании своевременных систем.

Налогообложение

Если Вы зарегистрированы для НДС, то имеет смысл оплачивать большие покупки в конце кварталов, а не в начале периода НДС. Это часто может улучшить ваши движения наличности, поскольку вы можете установить НДС на закупки за счет НДС на продажи. Это способно помочь покрыть временный дефицит потока наличности.

Управление активами

Рассмотрите лизинг или покупку с оплатой в рассрочку основных средств, например, оборудования. Покупка сразу может привести к огромному оттоку средств наличности в первый год деятельности.

::: Денежные проблемы и как их избежать

Неважно, насколько эффективны ваши переговоры с клиентами и поставщиками, плохая деловая практика грозит денежным риском.

Не упустите:

1. Плохой кредитный контроль - неспособность прослеживать кредитную историю ваших клиентов. Очень рискованная стратегия, особенно если ваше взыскание долга неэффективно.
2. Отказ выполнять ваш заказ - если вы поставляете не вовремя или не по спецификации, то вам не будут платить. Внедрите систему оценки эффективности производства, качества и количества имеющейся продукции, которые вы держите и производите.
3. Неэффективный маркетинг - если ваши продажи застаиваются или падают, повторно вернитесь к вашему плану сбыта продукции.
4. Неэффективное обслуживание заказа - облегчите для ваших клиентов ведение коммерции с вами. Где только возможно, принимайте заказы по телефону или Интернету. Обеспечьте простыми и понятными в использовании каталогами и бланками заказов.
5. Плохое управление бухгалтерским учетом - контроль над ключевыми учетными показателями, которые будут предупреждать вас о надвигающихся денежных кризисах или позволят вам принять те заказы, с которыми вы не сможете справиться.
6. Неадекватное управление поставками - ваши поставщики могут запрашивать чрезмерную цену, или тянуть слишком долго с поставками. Создайте систему управления поставщиками.
7. Плохой контроль валовой прибыли и накладных расходов.

::: Использование ваших денежных прогнозов, как бизнес инструмент

Прогноз денежного потока может стать бесценным инструментом бизнеса, если он используется эффективно. Помните, что он должен быть динамичным - вам может понадобиться менять и корректировать его в зависимости от деловой активности, структуры выплат и требования поставщиков.

Полезно регулярно пересматривать прогноз, изменять данные в свете ваших продаж, закупок и расходов на персонал. Законодательство, процентные ставки и налоговые изменения будут также влиять на прогноз.

Регулярный обзор вашего денежного прогноза позволит вам:

1. видеть, когда проблемы могут возникать и заранее их сортировать
2. выявлять любые потенциальные дефициты наличности и принимать соответствующие меры
3. обеспечить достаточно денежных ресурсов прежде, чем брать на себя какие-либо серьезные финансовые обязательства.

Использование прогноза потока наличности, чтобы избежать затоваривания

Ведение точных прогнозов денежного потока будет способствовать тому, что вы сможете достичь устойчивого роста, без опасения вести торговлю в объеме, выходящим за рамки имеющихся средств. Вы будете знать, есть ли у вас достаточные активы, чтобы взять на себя дополнительный бизнес и, что не менее важно, момент, когда потребуется укрепить бизнес.

Важно, чтобы вы включали сигналы предупреждения в ваш прогноз. Например, если прогнозируемый денежный уровень приблизится к пределам овердрафта, это должно послужить сигналом к более аккуратным действиям, чтобы вернуть наличный расчет на приемлемый уровень.

В идеале, вы должны всегда иметь резервный план, как сохранить минимальную сумму денег в бизнесе, возможно в зарабатывающем прибыль счете. Это деньги на "черный день" могут быть использованы для покрытия краткосрочного дефицита наличности.

Управление денежными средствами на практике

Следующий простой пример показывает, как маленькое, выгодное дело может столкнуться с непредвиденными проблемами потока наличности, когда берет новый крупный заказ.

Производитель XYZ - маленький, но получающий доход конструктор подарков и поставщик, с тремя штатными сотрудниками, занятыми полный рабочий день (включая владельцев). Это внешнее производство, но поставки сырья самостоятельные из-за экономии расходов. Затем отделка и упаковка конечного продукта на месте.

XYZ не имеет каких-либо кредитов или овердрафтов. У него долговременная клиентская база состоящая из небольших сувенирных магазинов и туристических центров.

XYZ неожиданно выигрывает большой заказ на поставку стенных мемориальных досок для сети магазинов. Контракт обещает удвоить оборот.

Команда берет дополнительного служащего и выкладывается полностью, чтобы выполнить работу в срок. Не принимается в расчет надвигающийся денежный кризис в результате падения дополнительных заказов от существующих клиентов, в сочетании со скачком расходов на сырье.

Положение усугубляется тем, что новый клиент постоянно меняет свое мнение о моделях. Первый вариант товара отвергается, в результате чего задержка платежа и увеличение издержек производства. XYZ заказывает дополнительные материалы, чтобы восполнить дефицит.

К тому времени, когда заказ выполнен, у XYZ уже превышение кредита. Величина прибыли была практически нулевой и к тому же потеряно несколько из существующих клиентов. Спад деловой розничной активности вызывает отсутствие дополнительных заказов.

После большой напряженной работы, XYZ оказался отброшенным в своем развитии на пять лет назад.

Более жесткое управление потоком наличности выдвинуло бы на первый план перспективу падения дополнительных заказов и рост сырьевых затрат.

XYZ также извлек бы выгоду при составлении контракта с клиентом, если бы включил в него:

1. премиальные выплаты и штрафные санкции для таких изменений, как полностью замысел, дизайн - например, повышение платы
2. распределение затрат за дополнительные материалы с новым клиентом или вменение в обязанность клиента оплаты за них.