Основы ведения финансовой и управленческой отчётности

::: Введение

Учет потребностей вашего бизнеса будет варьироваться в зависимости от его размера, вида и сектора. Ответственность за точность ведения учета и счетов бизнеса полностью лежит на вас, как на владельце бизнеса.

Есть два вида учета информации - финансовые отчеты и управленческий учет:

1. Финансовые отчеты описывают работу вашего бизнеса и должны быть поданы в Регистрационную Палату - Companies House (или Companies Registry для фирм в Северной Ирландии).
2. Управленческий учет направлен на то, чтобы помочь Вам спланировать бизнес и принимать решения о таких ключевых областях, как объем продаж, прибыль и запасы.

 Это руководство объясняет основы обоих типов счетов и то, что они должны содержать. В нем изложены обязательства вашего финансового учета, а также то, как управленческий учет может помочь вам запустить свой бизнес более эффективно.

::: Финансовые счета

Финансовые счета – это история деятельности вашего бизнеса за прошедший период, как правило, за один год - в интересах внешних пользователей, например, акционеров, сотрудников, поставщиков, банкиров, налоговых органов и для крупных компаний, групп потребителей.

"Сводная финансовая ведомость" может быть выдана акционерам листинговых компаний - это краткая информация, содержащаяся в годовом отчете компании и докладе директоров. Правила позволяют всем компаниям распространять итоговые финансовые отчеты, включая те, которые имеют счета, подготовленные в рамках международных стандартов бухгалтерского учета.

Финансовые счета, как правило, включают следующие элементы:

Счет прибылей и убытков (Profit and loss account)

Это показатель работы вашего бизнеса за определенный период времени, обычно один год. Он сопоставляет доходы вашего бизнеса по сравнению со стоимостью товаров или услуг и расходов, понесенных в получении доходов.

Баланс (Balance sheet)

Это снимок активов вашего бизнеса (что вы имеете или что вам причитается) и ваши долги (что вы должны) на определенный день – например, в последний день вашего финансового года.

Отчет о движении денежных средств (Cashflow statement)

Он показывает, как ваш бизнес произвел и распределил наличные и ликвидные средства в течение отчетного периода. Денежная смета отличается от финансового прогноза, который используется для оценки будущей тенденции ожидаемого роста, падения и движения наличности в течение ближайшего года.

Отчет об изменении капитала и признании прибыли и убытков (Statement of recognized gains and losses)

Это отчет обо всех доходах и убытках, начиная с предыдущего плана счетов. Например, изменения, вызванные колебаниями валюты, переоценкой стоимости имущества, прибыль, заработанная партнерами и совместными предприятиями, не включенными в нормальные счета.

Некорпоративные предприятия

Управление по налоговым и таможенным сборам HMRC (HM Revenue & Customs) требует от некорпоративных фирм, таких как единоличные торговцы и товарищества, оформлять надлежащие книги и отчеты, чтобы поддерживать ежегодные декларации о подоходном налоге. Они должны быть как минимум за шесть лет.

::: Подача финансовой отчетности

Компании с ограниченной ответственностью обязаны по закону подготавливать ряд финансовых отчетов ежегодно и публиковать их, регистрируя копию в Регистрационной Палате (Companies House).

Вы должны зарегистрировать счета в течение 22 месяцев после формирования вашего бизнеса, а затем в течение десяти месяцев после конца каждого финансового года.

Существуют законодательные санкции за задержки или неправильную регистрацию, за которую несут ответственность директора.

Малые и средние компании могут быть освобождены от подачи определенной информации в счетах.

Все публичные компании, которые перечислены на фондовой бирже, должны подготовить счета в соответствии с Международными стандартами бухгалтерского учета IAS (International Accounting Standards). Частные компании могут решать, следует ли им применять стандарты IAS или стандарты Великобритании. Ответственность за выбор и применение стандартов возложена на директоров.

Малые компании

Малой считается та компания, для которой выполняются, по меньшей мере, два из следующих критериев:

1. годовой оборот должен быть 5,6 млн. фунтов стерлингов или менее
2. балансовая сумма - фиксированные и текущие активы - необходимо 2,8 млн. фунтов стерлингов или менее
3. средняя численность работников не должна превышать 50

Малые компании должны предоставить в Регистрационную Палату (Companies House):

1. сокращенный балансовый отчет и примечания
2. специальный аудиторский отчет, если малая компания не имеет освобождение от ревизии

Средние компании

Средние компании должны удовлетворять, по меньшей мере, двум из следующих критериев:

1. годовой оборот не должен превышать 22,8 млн. фунтов стерлингов
2. балансовая сумма не должна превышать 11,4 млн. фунтов стерлингов
3. средняя численность работников не должна превышать 250

Средние компании должны предоставить в Регистрационную Палату (Companies House):

1. полный балансовый отчет
2. сокращенный отчет о прибылях и убытках
3. специальный аудиторский отчет
4. доклад директоров
5. примечания к счетам

::: Управленческий учет

Управленческий учет неоценим в помощи принятия вами своевременных и значащих решений, касающихся управления вашим бизнесом.

Различные предприятия имеют разные потребности счетов управления, в зависимости от направления, которые важны для них. Они могут включать:

1. процесс продаж, включая цены, распределения и должников
2. процесс закупки - включая учеты запасов и кредиты
3. регистр основных фондов
4. данные о сотрудниках

Нет никакого юридического требования для подготовки управленческой отчетности компании, но без них трудно эффективно вести бизнес. Большинство компаний подготавливают их регулярно, например, ежемесячно или ежеквартально.

Управленческая отчетность содержат анализ истории деятельности и, как правило, включают перспективы таких элементов, как объем продаж, движения наличности и прогнозы прибыли. Анализ, как правило, осуществляется в отношении прогнозов и бюджетов, которые были подготовлены в начале года.

Информация в управленческой отчетности, как правило, распределяется так, чтобы можно было измерить производительность различных элементов бизнеса. Например, если предприятие имеет несколько торговых точек продаж, то может быть отдельный доклад по каждой торговой точке. Также может быть подготовлен доклад, показывающий, как отдельный продукт реализуется в разных торговых точках.

::: Использование управленческого учета

Управленческий учет позволит вам:

1. сравнить ваши счета с первоначальным бюджетом или прогнозами
2. лучше управлять своими ресурсами
3. определить тенденции в вашем бизнесе
4. подчеркнуть различия ваших доходов или расходов, которые могут потребовать внимания

Они должны использоваться для следующих целей:

Учет

1. учет хозяйственных операций
2. оценки результатов финансовых изменений
3. прогнозирования финансовых последствий будущих сделок
4. подготовка внутренних отчетов в удобном для пользователя формате

Планирование и контроль

1. сбор наличных
2. контроль запасов
3. контроль расходов
4. координация и мониторинг стратегии / качества

Принятие решений

1. с использованием данных о стоимости для ценообразования, инвестиций и маркетинга
2. оценки рынка и рентабельности продукции
3. оценка финансовых последствий стратегий и планов

::: Аналитический учет средств

Анализ финансовой отчетности позволяет компании сравнивать результаты с предыдущими годами и с ее конкурентами.

Соотношение позволит вам быстро увидеть относительную ценность одно против другого, например двух пунктов на балансе.

Анализ может также применяться для нефинансовых данных. Для удобства зачастую можно разделить все показатели на следующие области общего контроля:

Читайте руководство по ключевым коэффициентам учета на сайте Lloyds TSB.