Разработка системы выставления счетов и условий оплаты

Разработка системы счетов и условий оплаты может быть ключом к здоровому денежному потоку. Если клиенты понимают, сколько они должны заплатить и когда они должны рассчитаться, то они, скорее всего, заплатят вам вовремя.

В этом руководстве приведена информация, которую вы обязаны по закону включить в счет-фактуру и какие моменты она должен содержать. Оно также объясняет, как передать условия платежа клиентам и объясняет некоторые из обычно используемых условий платежа.

::: Требования к счету

Закон требует, чтобы вы предоставили определенную информацию относительно счетов, которые вы посылаете вашим клиентам.

Компании с ограниченной ответственностью

Компаниям с ограниченной ответственностью необходимо иметь следующую информацию на своих счетах:

1. полное название компании, как оно приводится в свидетельстве о регистрации;
2. любое название предприятия, используемое в вашем бизнесе;
3. адрес, куда любые правовые документы могут направляться, если вы используете зарегистрированное наименование фирмы.

Компании могут включать имена директоров на их счетах-фактурах. Однако, если вы собираетесь опубликовать имена директоров на ваших счетах, вы должны включить имена всех директоров.

Единоличные торговцы

Единоличным торговцам необходимо иметь следующую информацию на своих счетах:

1. любое используемое название предприятия, если не используется фамилия единоличного торговца;
2. адрес, куда любые правовые документы можно отправлять, если вы используете зарегистрированное наименование фирмы.

НДС

Если Вы зарегистрированы для НДС, независимо от того, являетесь ли вы компанией с ограниченной ответственностью или единоличным торговцем, вы также должны поместить следующую информацию в ваших счетах:

1. уникальный и последовательный номер счета-фактуры,
2. имя и адрес клиента,
3. ваш регистрационный номер для оплаты НДС,
4. дата поставки для клиента,
5. описание, достаточное для идентификации товаров или услуг,
6. количество товаров или услуг с ценой без НДС,
7. наименование и адрес вашего бизнеса,
8. ставка НДС по каждому пункту,
9. сумма задолженности без НДС.

Если вы торгуете с индивидуальным клиентом или зарегистрированной компанией в другой стране Европейского союза EU (European Union) без НДС, вы должны платить НДС. Однако, если клиент является зарегистрированной для НДС компанией в другой стране ЕС, вы не платите НДС, но вы должны:

1. получить и показывать ИНН вашего заказчика (в том числе двух буквенный префикс) и свой номер НДС на счетах-фактурах,
2. выслать или транспортировать товары клиенту в течение трех месяцев и до шести месяцев, если есть потребность в предварительной обработке товаров,
3. иметь фактические коммерческие доказательства того, что товары были вывезены из Великобритании в срок.

Ваши доказательства могут включать в себя ряд различных документов, например, заказ клиента или счет-фактуру. Они должны четко определять:

1. поставщика,
2. перевозчика товара,
3. клиента,
4. товар и его точную стоимость,
5. способ и маршрут перевозки,
6. место назначения ЕС.

Если вы не можете выполнить эти условия, вам придется платить НДС по соответствующему курсу Великобритании.

Лучше создавать отчеты и счета-фактуры для НДС правильно с самого начала вашего бизнеса. Может оказаться полезным создать предварительный счет. Такой счет отправляется продавцом покупателю перед отправкой товара. Предварительный счет может быть составлен вами как счет-фактура и послан покупателю, чтобы подтвердить детали контракта, или вежливо напомнить покупателю о том, каким будет платеж.

::: Урегулирование сроков и условий

Условия - иногда называемые условиями торговли - являются условиями договора между вами и вашим клиентом. Они направлены на защиту ваших прав, ограничение ваших обязательств и предоставление вам некоторой безопасности, когда вы продаете ваши товары или оказываете услуги.

Многие предприятия поставляют товары и услуги на основе неформальных договоренностей. Большинство споров можно было бы избежать, если бы с самого начала были четко определенные письменные условия.

Важно понять правильно ваши сроки и условия. Если они неадекватны, может быть трудно им следовать или предотвратить безнадежный долг. Вы можете проконсультироваться с адвокатом при разработке ваших стандартных условиях.

Ваши условия должны охватывать:

1. цену,
2. мероприятия для поставки,
3. условия оплаты - если вы не согласны с кредитным периодом клиента, то законом установлен по умолчанию срок в 30 дней,
4. право взимать проценты за несвоевременную оплату и требовать компенсацию за затраты погашения долга. Вам, возможно, придется активизировать свои ресурсы, с тем, чтобы настойчиво и эффективно требовать просроченные платежи,
5. качество.

Предприятия имеют законное право требовать компенсацию со стороны других предприятий за несвоевременную выплату коммерческих долгов. Вы также можете требовать оплаты расходов на возвращение задолженности.

Сделайте ваши условия обязательными

Вы должны сделать так, чтобы ваш клиент осознал и согласился на ваши условия. Поясните условия клиентам в начале ваших отношений, то есть с вашей оценкой или котировкой, или когда они размещают заказ. Позвольте им обсудить с вами любые проблемы, прежде чем вы выставите им счет. Когда вы выставляете счет, убедитесь, что ваши условия включены.

Вы должны также помнить, что закон позволяет оспаривать клиентов, которые пытаются навязать условия и убрать право требовать проценты или компенсации за несвоевременную оплату.

Ставьте подходящие условия платежа для клиентов

Большинство фирм дает некоторый уровень кредита клиентам.

Однако если клиенты не платят вам незамедлительно, то значительная нагрузка может лечь на ваш бизнес.

Прежде чем согласиться на кредиты, проверьте клиента. Это может быть сделано с помощью информации, предоставленной кредитными учреждениями, анализа счетов компаний или консалтинговых банковских ссылок. Основываясь на информации, которую вы найдете, вы сможете просить предоплату в случае необходимости. Это поможет вам защитить свой поток наличности.

Платежные условия

Поясните условия клиентам в начале ваших отношений, то есть с вашей оценкой или котировкой, или когда они размещают заказ. Отошлите письменное подтверждение их заказа с копией ваших сроков и условий продажи. Это позволяет им изучить условия и обсудить любые проблемы, прежде чем они получат от вас счет-фактуру. А также определит взаимные ожидания и поможет избежать недоразумений впоследствии.

Вы также можете распечатать условия и на обратной стороне счетов-фактур.

Многие предприятия сейчас общаются с клиентами в электронном виде. Ваши условия должны поощрять электронные платежи, например, через BACS или CHAPS. Эти системы обеспечивают определенность выплат и предотвращают опасность возврата, пропажи без вести или утери чека.

Кроме того, можно рассмотреть отправку электронных счетов-фактур, а также копию условий, что значительно быстрее, чем отправлять счета-фактуры по почте.

Скидки за досрочные выплаты

Можно стимулировать клиентов оплачивать заранее, предлагая скидки за досрочный платеж. Уровень дисконта должна зависеть от прибыли, которую вы получаете по заказу.

Преимущества предложения скидки за скорую выплату в том, что она:

1. ускоряет выплаты,
2. улучшает денежный поток,
3. снижает безнадежные долги.

Недостатки предоставления скидки за раннюю оплату в том, что:

1. скидки берутся из денег вашего бизнеса,
2. некоторые клиенты будут платить сразу в любом случае, без предоставления им скидок,
3. когда ваш бизнес больше или более материально обеспечен, вы можете принять решение прекратить скидку, что может привести к обиде или потере клиентов,
4. скидкой нужно постоянно управлять, чтобы прекратить ее для клиентов, которые не платят рано с момента получения дисконтной цены,
5. учет НДС является более сложным, чем с обычными счетами-фактурами.