Организация получения качественных услуг от поставщиков

Поставщик определяется как лицо или организация, которая предоставляет продукт или услугу другому бизнесу.

Найти надежного поставщика с конкурентоспособными ценами является жизненно важным для успеха вашего бизнеса.

Предметы вашего договора с поставщиком должны быть основанными на следующем:

1. способ оплаты ему - расчетный, кредит по текущему счету, коммерческий счет, оплата банка, иностранная валюта;
2. потенциальные издержки - управление, налогообложение, транспорт, общие платежи и операции;
3. возможные риски - несвоевременная выплата поставщикам из-за ошибок, опоздания или недопоставки товаров.

Это руководство объясняет, как создать прочные деловые отношения со своими поставщиками, с помощью добрых переговоров, взаимодействия, управления и улучшения деловых навыков.

::: Получать качественные услуги от ваших поставщиков

Чтобы обеспечить продуктивные рабочие отношения, выбирайте поставщиков, которые предлагают качественное обслуживание и удовлетворяют ваши конкретные потребности.

Качество услуг

Есть ряд национальных и международных сертификационных органов, которые позволяют проверить качество потенциального поставщика.

Наиболее широкое признание и уважение из них - сертификат Международной организации по стандартизации ISO 9000 (International Organization for Standardization).

ISO 9000 - международная неправительственная организация, осуществляющая разработку международных стандартов и сотрудничество в области стандартизации. Эти стандарты используются и признаны во всем мире тысячами компаний, более чем в 100 странах. Ее целью является поощрение и содействие международной торговле путем предоставления единого набора стандартов, которые признаны и соблюдаются во всем мире.

Конкретные потребности

Выбирайте поставщиков, которые могут удовлетворить ваши конкретные потребности. Например, если ускорение оборачиваемости является приоритетным для вас, тогда нет никакого смысла в отборе на основании стоимости, если оборотные требования не могут быть выполнены.

Один из способов, официально оформить все необходимые тонкости -  разработать соглашение об уровне обслуживания SLA (Service Level Agreement) между вашим бизнесом и вашим поставщиком.

В SLA можно согласовать цели и указать стандарты, которые помогают определить и обеспечить отношения вашего предприятия и поставщика. В большинстве случаев оно будет определять основные обязанности торговых отношений предприятия / поставщик. Оно, как правило, охватывает такие вопросы, как проблемы управления, компенсации, гарантии и средства правовой защиты, урегулирование споров и соблюдения законов. Оно также может быть чрезвычайно полезно при возникновении судебных разбирательств.

::: Построение хороших отношений с поставщиками

Стоит потратить время на построение хороших отношений с вашими основными поставщиками. Если вы можете экономить деньги или улучшать качество товаров или услуг, которые вы покупаете у ваших поставщиков, ваш бизнес имеет шанс на то, чтобы получить прибыль.

Советы как контактировать с поставщиками

Рассмотрим некоторые из следующих моментов при работе с вашими поставщиками:

1. Познакомьтесь лично и посмотрите, как функционирует их бизнес. Понимание как ваш поставщик работает, поможет вам лучше определить, как это может принести пользу вашему бизнесу.
2. Встретьтесь с людьми, которые будут управлять вашим счетом и удостоверьтесь, что с ними можно легко связаться.
3. Спросите об их планах по развитию и расширению. Будет ли это влиять на товары или услуги, которые они предоставляют вам?
4. Помогите своим поставщикам путем размещения заказов в установленные сроки, четко определившись в вопросах о сроках поставок и платежей.
5. Следите за предоставлением любых полезных возможностей поставщикам, и при хороших отношениях с вами, они сделают то же самое для вас.
6. Сделайте ваш бизнес важным для ваших поставщиков, и они будут работать для вас с большим усилием. Некоторые поставщики могут предлагать лучшие условия, если обещать использовать только их. Однако это может вызвать серьезные проблемы для вас, если они выйдут из бизнеса.

Не игнорируйте возможности, открывающиеся в других областях. Рассматривайте разные варианты, проверяйте условия, предлагаемые другими поставщиками.

Решите, заключение чего вам необходимо - договора или соглашения об уровне обслуживания (SLA). Примите меры против самодовольства, самоуспокоения со стороны поставщика.

Как вы можете помочь вашим основным поставщикам

Это в интересах всех, что вы стараетесь как можно лучше в отношении поставщиков. Поставщики требуют пристального внимания, поскольку их производительность может иметь решающее значение для вашего бизнеса.

Вот несколько способов, которыми вы можете помочь своим основным поставщикам:

1. Координировать ваше производство с их графиком.
2. Обсудить пути сокращения издержек за счет общего объема и сроков заказов / контрактов.
3. Рассмотреть дополнительные товары или услуги, которые ваш поставщик может предоставить.
4. Информировать их о стратегических изменениях или новых продуктах как можно раньше - это поможет им адаптироваться к решению этих изменений.
5. Проанализировать, насколько хорошо вы прогнозируете продажи и планируете потребности снабжения. Обмен результатов этого анализа с поставщиками позволит вам разрабатывать точные планы продаж и оттачивать графики поставок.
6. Использовать систему заказа для контроля и наблюдения за покупками товаров и услуг от поставщиков, - это облегчает внутренний финансовый контроль и предотвратит недоразумения.
7. Незамедлительно платить по счетам.
8. Использовать новейшие технологии, особенно Интернет, которые могут помочь вам развивать и поддерживать хорошие отношения с вашими поставщиками.

::: Использование технологии для повышения эффективности

Высокоскоростное подключение к Интернету, такое, как широкополосное, позволит более тесно сотрудничать со своими поставщиками посредством обмена планами, прогнозами и потребительскими данными. Обмен такой информацией с поставщиками облегчает вам:

1. анализировать в реальном времени информацию о продажах, распоряжениях или рыночных тенденциях;
2. прогнозировать и быстро реагировать на изменения спроса;
3. повышение эффективности точной информации о фондах означает, что у вас столько товаров, сколько нужно.

Интернет-сотрудничество с вашими поставщиками может быть простым, как, например, использование электронной почты и обмен таблицами, но наибольшие преимущества получаются за счет обмена информацией в режиме "реального времени". Это требует более сложных технологий, таких как:

1. Планы управления запасами и системы прогнозирования. Использовать ваш инвентарный учет для прогнозирования рыночного спроса на ваш продукт.
2. Системы аналитической обработки в Интернете. Анализируют прошлые характеристики реализации, и сравнивают прогнозы от различных поставщиков
3. Системы планирования ресурсов предприятия ERP (Enterprise resource planning). Могут планировать и составить график всему вашему бизнесу. При подключении вашего заказа с системой поставщика, заказы могут быть автоматически размещены и отслежены, и поставщик автоматически выпишет вам счет. Эти системы могут быть очень дорогими. ERP-систему можно взять в аренду у поставщика услуг по аренде приложений ASP (Application Service Provider). Однако, там по-прежнему будут некоторые дополнительные расходы, такие, как обучение персонала.

::: Соглашения об уровне обслуживания

Соглашения о качестве предоставляемых услуг (SLA) –это соглашения или контракты с поставщиками, определяющие услуги, которые они должны предоставить, уровень сервиса, обязанности и приоритеты.

SLA сами по себе контрактные обязательства и зачастую они встроены в договоре - в виде одного или нескольких положений или целого раздела. SLA может быть использован в любом контракте с поставщиком, когда способность бизнеса удовлетворять потребности своего клиента зависит от поставщика.

SLA - сложные документы, которые должны быть хорошо определены, и не могут быть составлены моментальным способом.

Разработка SLA

Важно, чтобы вы участвовали в разработке соглашения с поставщиком.

В типичных SLA изложено:

1. предоставляемые услуги,
2. стандарты обслуживания,
3. график доставки,
4. соответствующие обязанности поставщика и заказчика,
5. положения о правовых и нормативных требованиях,
6. механизмы контроля и отчетности служб,
7. условия оплаты,
8. метод урегулирования споров,
9. конфиденциальность и не разглашение положения,
10. условия завершения.

Если поставщики не выполняют согласованные уровни обслуживания, SLA, как правило, предусматривают компенсацию, обычно в форме скидок на ежемесячные услуги. При составлении SLA с вашим поставщиком, выделите наиболее важные компоненты по сделке, чтобы вы могли применять строгие меры наказания за их невыполнение. Составляйте периодические обзоры деятельности в SLA.

SLA требуют постоянного обсуждения и обновления. Если потребности Вашего бизнеса изменятся, вы можете потребовать изменения критериев эффективности.

Обзор деятельности ваших поставщиков

Очень полезно рассматривать деятельность ваших поставщиков на регулярной основе. Если у вас есть соглашение об уровне обслуживания (SLA), это поможет вам оценить отношения бизнес / поставщик наиболее объективным способом.

Если нет, даже на этом этапе, возможно, следует с помощью SLA определить условия и уровень сервиса, требуемые от вашего поставщика. Этот процесс имеет особое значение, поскольку он не позволит существующим поставщикам успокаиваться.

Задавая следующие основные вопросы, вы получите наилучшие решения:

1. Цена. Можно ли получить лучшую цену? Вы добились предложения от поставщика оптовых скидок или других благоприятных условий?
2. Качество. Вы удовлетворены качеством материалов?
3. Инновации. Ваши поставщики регулярно информируют вас о новых продуктах и услугах, которые могут помочь улучшить ваше предприятие?
4. Доставка. Ваши поставщики пунктуальны? В хорошем ли состоянии прибудут материалы?
5. Управление счетом. Ваши поставщики оперативно реагируют на любые заказы или запросы, поставленные перед ними?
6. SLA. Выполняют ли ваши поставщики до конца условия соглашения?

Если после процесса рассмотрения, вы обнаружите, что ваши поставщики не выполняют некоторые аспекты вашего соглашения, SLA, как правило, предусматривает компенсацию, обычно в форме скидок на ежемесячные услуги.

Вам также необходимо пересмотреть собственную эффективность. Например, в некоторых случаях не платить вашим поставщикам вовремя, чтобы призвать их соблюдать свои высокие стандарты.

Окончание контракта с поставщиком

Есть много причин для прекращения контракта с поставщиком. Они могут постоянно отказываются предоставлять вам услуги или товары, которые отвечают вашим требованиям, или вы можете найти более дешевый и более надежный поставщик в других, например.

Прежде всего, проверьте контракт, чтобы видеть, есть ли штрафы за раннее прекращение дела. В идеале, составляя договор, вы согласуете пункт выхода, который сводит к минимуму то, что вы должны заплатить. В противном случае штрафы могут быть такими, что вы будете связаны только с тем поставщиком. Если качество и эффективность вашего поставщика уменьшиться, то ваш бизнес может пострадать.

Кроме финансовых барьеров для изменения поставщиков, вы также можете столкнуться с другими проблемами. Ваш бизнес может быть просто сорван, когда вы переходите на нового поставщика с другим процессом или системой.

Убедитесь, что ваш существующий поставщик дает вам всю информацию, необходимую для плавного перехода. Если возможно, вести переговоры о том, чтобы ваш новый поставщик взял на себя ответственность за процесс перехода.

Чтобы избежать всяких проблем, вы должны подумать о возможной опасности прекращения контракта в начале составления контракта на этапе переговоров. Например, если контракт на заказ программного обеспечения, то вам необходимо убедиться, что право интеллектуальной собственности четко определено с самого начала.

Вы должны рассмотреть возможность юридической консультации при составлении важных контрактов.

Совсем неплохо иметь руководящие принципы для решения прекращения контракта с поставщиком, что  поможет вам сохранить хорошие отношения с поставщиком, в котором вы, возможно, будете нуждаться позднее. Объясните поставщику, почему вы прекращаете контракт. Они могут предложить вам более эффективное решение и сэкономить вам на штрафе за счет снижения цены или повышения качества товаров или услуг, которые они предоставляют.