Своевременная оплата счетов клиентами

Обеспечить своевременную оплату счетов клиентами может быть трудно. Это серьезный вопрос. Просрочки или невыплаты долгов могут привести к денежным проблемам и может даже заставить вас бросить бизнес.

Лучше всего для вашего денежного потока, если вы можете добиться от ваших клиентов платить в полном объеме заранее. Если это невозможно, вам следует обратиться за депозитом, который мог бы быть рассчитан для покрытия первоначальных расходов на выполнение заказа или услуги.

Если клиент будет только иметь дело с вами, платя по счетам с задолженностью, есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы гарантировать, что вам заплатят вовремя. Например, можно предложить скидки за ранние платежи и утвердить штрафы за несвоевременную уплату взносов.

До начала работы с клиентом, убедитесь, что поставлены четкие условия.

Для поощрения своевременной выплаты есть законное право в соответствии с Законом 1998 о просроченных платежах коммерческих долгов (проценты) (Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998) взимать с должников проценты по несвоевременной выплате, если хотите. Кроме того, можно требовать разумное возмещение расходов из-за задолженности.

Но есть ряд вещей, которые можно сделать, чтобы убедить клиентов платить вовремя, прежде чем идти по этому маршруту, с изложением четких условий и предоставления скидок для скорейшей выплаты, например.

Это руководство поможет вам укрепить вашу кредитную процедуру управления и очертит круг правовых мер, которые можно принять, чтобы стимулировать клиентов платить.

::: Поймите ваши сроки и условия правильно

Сроки и соглашения - иногда называют условиями торговли - являются условиями договора между вами и вашим клиентом.

Их цель:

1. защитить ваши права;
2. ограничить ваши потенциальные обязательства;
3. обеспечить вам некоторую безопасность, когда вы продаете ваши товары или оказываете услуги.

Многие предприятия работают на основе неофициальных договоренностей, и нередко возникают споры, которые можно было бы избежать, если четко и в письменном виде условия были бы установлены с самого начала.

Важно правильно понимать свои условия и права. Если они недостаточны, может быть трудно предотвратить или не допустить безнадежного долга. Вы можете проконсультироваться с адвокатом при разработке ваших стандартных условий.

Ваши условия должны охватывать следующие основные пункты:

1. цена;
2. механизмы воздействия;
3. условия оплаты - основные положения, если вы ожидаете полной предоплаты или депозит;
4. кредитные механизмы, если вы не согласны с кредитным периодом  с клиентами в 30 дней, который по умолчанию устанавливается законом;
5. право взимать проценты за несвоевременную выплату и компенсации для возмещения расходов из-за задолженности;
6. качество.

Они могут также охватывать и другие факторы, в том числе:

1. сохранение названия (где вы являетесь собственником товаров и получаете платежи);
2. срок для разрешения споров;
3. обстоятельства, при которых договор может быть нарушен или прекращен.

Сделайте свои условия обязательными

Сделайте так, чтобы ваши клиенты осознали ваши условия до предоставления им товаров или услуг. Если возможно, попросите их принять условия и в письменной форме. Разберитесь в любых проблемах, которые могут возникнуть прежде, чем вы поставите товары или услуги или выставите счет, и включайте ваши сроки и условия на каждом счете, который вы выставляете.

Помните, что закон позволяет оспаривать клиентов, которые пытаются навязать условия, которые лишают вас права требовать проценты или компенсации за задержку платежа.

::: Кредитная проверка потенциальных клиентов

Когда вы собираетесь обеспечить сделку, то может возникнуть соблазн пропустить проверку клиента. Однако предоставление товара или услуг в кредит таким образом может стать риском, в результате которого вы не получите никакой оплаты. Проведение кредитных проверок новых и существующих клиентов могут значительно сократить вашу уязвимость.

Хорошо бы попросить каждого нового клиента заполнить заявку о предоставлении кредита (или торговое заявление).

Там должно быть включено:

1. полное наименование фирмы клиента, а так же торгует ли он под другим именем (брандом);
2. регистрационный номер, если это компания с ограниченной ответственностью;
3. на какой срок просится кредит;
4. полную контактную информацию о лице, ответственном за выплаты;
5. адреса доставки и офиса, если они различны;
6. детали банковского счета;
7. по меньшей мере, две референции от респектабельных клиентов/ банков;
8. согласие на получение из банка досье заемщика;
9. сведения о тех, кто владеет предприятием, а кто в нем руководит.

Как проверять кредитоспособность клиентов

Основные способы проверки кредитоспособности клиента включают:

1. проверка отношений с банком;
2. проверки выплат вашего клиента некоторым другим поставщикам. Чтобы получить независимое мнение, убедитесь, что вы, а не клиент выбирает  партнера для проверки;
3. оплата кредитным учреждениям за ранее полученные кредиты;
4. изучение истории платежей клиента;
5. налаживание обратной связи от вашей команды сбыта и других лиц, которые вступают в контакт с клиентом;
6. проверка компании с ограниченной ответственностью по счетам Регистрационной Палаты (Companies House);
7. запрос в Реестре Судебных решений и постановлений о Штрафах (Register of Judgments Orders and Fines);
8. проверки в Службе Несостоятельности (Insolvency Service);
9. проверки в местных газетах.

::: Снижение рисков несвоевременной выплаты

Есть несколько шагов, которыми можно воспользоваться для поощрения клиентов платить вам незамедлительно. Они позволят повысить показатель денежного потока и сократить возможности для безнадежных долгов. Например, если вы считаете клиента очень рискованным, можно просить полною или частичную предоплату, до поставки товаров или услуг. Затем даете ему обычный кредит на  непогашенный остаток. Или вы можете предложить клиентам скидку за оплату в установленный срок или ранее. Всегда адресуйте ваши счета-фактуры конкретному лицу и формируйте счета на логической основе.

Можно организовать средства, которые хранятся третьей стороной, например, банком, пока работа не будет завершена. Этот подход используется в частности для составления контракта на работы. Фонд совладельца, например, дает доступ подрядчика к рабочему капиталу, предоставляя клиенту некоторую безопасность по качеству.

В условия контракта может быть "одна трети выплат по контракту, полная выплата после удовлетворительного завершения". Банк совладельца реализует баланс только на письменных инструкциях покупателя или согласованного арбитра.

Другие методы сокращения вашего риска несвоевременной выплаты включают использование:

1. Гарантии третьей стороной - юридически обязательного соглашения со стороны третьих лиц, что они будут платить в случае невыплаты клиентом.
2. Сохранение названия - позволяет сохранить собственность товаров до их оплаты.
3. Противодействовать и компенсировать сделки в отношении кредиторской задолженности можно, когда покупатель платит вам частично или в полном объеме.
4. Страхование кредитов - для прикрытия вас, если у вас есть безнадежные долги из-за несостоятельности клиента.
5. Факторинг - где третьей стороной (часто банк), дает вам аванс на долю счета-фактуры и собирает задолженность с клиентов.
6. Дисконтирование – система, аналогичная факторингу, где третья сторона платит вам аванс по вашим счетам, а вы взыскиваете долги и проводите кредитный контроль.
7. Пакеты программного обеспечения позволяют записывать детали сбора и производить последующие напоминания.
8. Автоматизированные платежные системы, такие как BACS или CHAPS обеспечат определенности выплат и предотвращение рисков, связанных с возвращением или утратой чеков. Кроме того, стоимость операций с использованием BACS значительно меньше, чем выплаты чеками.
9. Юридическое страхование расходов - это покрывает расходы по возвращению долгов через суды.

::: Когда использовать факторинг, а когда дисконтирование

Факторингом и дисконтированием можно увеличить денежный поток путем повышения финансирования по неоплаченным счетам-фактурам. Вы, как правило, будете иметь возможность взять 80-85 процентов от стоимости счета-фактуры.

Компаниям всех размеров, в том числе новым, можно воспользоваться этой службой. Однако, в целом считается наиболее подходящим и рентабельным для тех компаний, у которых ожидаются высокие темпы роста товарооборота.

Факторинг компаний - известных как факторы, выколачивают долги для вас и платят вам фиксированную долю счета в заранее оговоренное время и остаток средств за минусом их расходов в момент оплаты клиентом.

При дисконтировании счетов-фактур вы несете ответственность по преследованию долгов, но можно получить заранее определенный процент от общей суммы невыплаченных счетов. Поскольку у нас меньше работы за счет скидки компания, сборы, как правило, ниже. Так как у дисконтной компании меньше работы, то и оплата за издержки обычно ниже.

Преимущества

1. Вы можете увеличить поток ваших денежных средств до 85 процентов от задолженности по счетам.
2. Факторинг уменьшает время и затраты на возвращение просроченных счетов.
3. Факторинговая система помогает оценить кредитоспособность новых и уже существующих клиентов.
4. Факторинг часто защищает вас от сомнительных долгов.
5. Факторинг может сократить затраты и риски ведения бизнеса за рубежом.
6. Если вы не хотите платить за набор услуг вы можете использовать дисконтирование счетов-фактур.

Недостатки

1. Фактор обычно ведет все ваши продажи - некоторые клиенты могут предпочесть иметь дело с вами лично.
2. Факторинг может ввести ограничения на то, как вы ведете бизнес. Факторы, возможно, захотят предварительно утвердить клиентов, что приводит к задержкам.
3. Если вы хотите расторгнуть соглашение, вам придется выплатить все деньги, что они авансировали вам, если клиент еще не заплатил их.
4. Обычно факторинговые компании требуют уведомления за три месяца до конца обслуживания. Однако у некоторых компаний срок уведомления до одного года, что может в конечном итоге быть дорого для вас.

::: Ваше право требовать проценты по несвоевременной выплате

Если какое-либо предприятие платит вам позднее согласованного срока, у вас есть законное право требовать проценты на просроченные суммы в соответствии с Законом 1998 о просроченных платежах коммерческих долгов (проценты) (Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998). Однако, если ваш договор предусматривает выплаты процентов за несвоевременную оплату, то установленное законом право на проценты и право на погашение расходов не применяется. Если ваши условия или соглашения иные, то оплата должна быть через 30 дней.

Ставка, которую вы можете назначить

Цены для расчета процентов устанавливаются на шесть месяцев, и называются базовой ставкой. Базовая ставка 31 декабря используется в качестве базового курса для просроченных долгов в период между 1 января и 30 июня следующего года. Ставка, вступившая в силу 30 июня, используется с 1 июля по 31 декабря.

Можно самим рассчитать процент по уплате просроченных счетов путем принятия соответствующей базисной ставки, добавив восемь процентов. Так, например, если базисная ставка составляет четыре процента, можно начислять 12 процентов.

Ваша ставка НДС не имеет значения. Вы начисляете проценты на общую сумму задолженности, включая любой НДС, но не платите НДС по этому проценту.

Помните, что вы также можете требовать восстановления расходов из-за задолженности в разумных пределах.

Как утвердить процент

Если вы решите начислять проценты, нужно адаптировать вашу систему для обработки необходимых расчетов, и вы должны:

1. известить клиентов в письменном виде о ваших планах;
2. связаться с неплательщиками, чтобы обсудить, как это их затронет;
3. проверить, что клиенты понимают и согласны с условиями оплаты;
4. убедиться, что счета-фактуры включают согласованные даты выплат;
5. составить соглашение с условием, что вы оставляете за собой право взимать проценты, даже если вы не намерены делать это;
6. дать возможность клиентам быть в курсе того, что процент начинают накапливаться;
7. представить клиенту окончательный счет после того, как процент и первоначальная сумма будут выплачены, с описанием деталей начисления процентов;

Помните, что другие предприятия имеют такое же право взимать проценты и возмещать расходы по восстановлению задолженности, если вы опоздаете с оплатой.

::: Расходы по преследованию задолженности подъема и несправедливые условия контракта

Помимо начисления процентов за несвоевременную уплату взносов, у вас есть два ключевых средства правовой защиты в отношении несвоевременной выплаты.

Притязание на восстановление расходов по преследованию задолженности

Если клиент платит вам с опозданием, то вы вправе требовать разумную оплату расходов по восстановлению задолженности.

Вы можете требовать:

1. £40 по задолженности менее чем £1,000.
2. £70 по задолженности менее чем £1,000.
3. £100 по задолженности менее чем £10,000.

Лучше сообщить в письменном виде о том, что вы планируете требовать долг по восстановлению расходов.

Несправедливые условия

Можно также оспорить любые несправедливые условия договора, которые клиент стремится навязать. Это условия, которые лишают вас прав в соответствии с законодательством о несвоевременных выплатах. Например, клиенты могут попытаться уменьшить процентную ставку по несвоевременной выплате или увеличить срок, в течение которого они должны платить по своим счетам.

::: Использование агентств по взысканию долгов

Если ваши клиенты игнорируют ваши напоминания, вам, возможно, придется принять дополнительные меры. Иногда использование агентства по взысканию долга может быть очень эффективным. Однако прежде чем вы дойдете до такой стадии, вы всегда должны попытаться обсудить ситуацию с вашим клиентом. Попробуйте прийти к согласию и всегда ставьте клиента в известность в письменной форме, прежде чем начать судебное разбирательство.

Если вы решите прибегнуть к использованию агентства по взысканию долга, нужно взвесить ряд преимуществ и недостатков.

Преимущества

1. Учреждения и адвокаты, специализирующихся на взыскании долгов имеют время, опыт и ресурсы, необходимые для выполнения работы.
2. Использование авторитетных учреждений зачастую является быстрым способом взыскания долгов. Они, как правило, сэкономят ваше время.
3. Если агентство действует вежливо и профессионально, то можно сохранить клиента - если вы хотите. Это вряд ли произойдет в том случае, если вы примите юридические меры.
4. Агентство может нанять солиситора от вашего имени, если клиент все еще отказывается платить.

Недостатки

1. Цена комиссии по возращенным деньгам, как правило, 8 - 10 процентов от задолженности.
2. Вы можете потерять клиента, и если агентство грубо в своих действиях, ваша репутация может быть повреждена.
3. Возможны и реально случаются грабежи. Убедитесь в том, что агентство, зарегистрировано в ассоциации кредитных услуг Credit Services Association на сайте CSA.

::: Взыскание долгов через суд

Принятие судебных мер для взыскания ваших денег должны быть последним средством. Рассмотрим все другие варианты, прежде чем идти в суд, в том числе:

1. написать письмо о том, что вы собираетесь предъявить судебный иск;
2. обязать вашего солиситора написать письмо, преследующее долг;
3. использовать альтернативные методы урегулирования споров.

Если суд все еще кажется лучшим решением, рассмотрите, является ли выставление требования экономически эффективным. Может быть дешевле списать долг по небольшим суммам. И если клиент может обеспечить крупные заказы в будущем, возможно, было бы лучше, чтобы вещи оставались на своих местах, если только сравнительно небольшие суммы в споре.

Если суд и сейчас еще представляется наилучшим решением, убедитесь, что вы решить любые споры за товары или услуги, которые вы указали. Если вы не сделаете этого, задолженность будет трудно вернуть. Вы также должны убедиться, что клиенты имеют средства урегулирования. Если они объявлены банкротом или ликвидируются, ваш долг, вероятно, безвозвратен.

Для сумм до £100,000, вы можете подать заявление в Интернете в HM Court Service (HMCS) Money Claim Online website (требуется регистрация).

В Северной Ирландии, можно использовать в Интернете службы для принятия претензии через суд по мелким искам.

В Шотландии претензии рассматриваются в суде шерифа.

Долги более £5,000 должны решаться в окружном суде, хотя претензия на £15,000 может быть подана в Верховный суд.

В Шотландии долги более £15,000 выращиваются как обычные. Однако, если ваш долг особенно крупный и сложный, можно поднять производство с Сессионный суд в Эдинбурге.