Своевременное выявление потенциальных денежных проблем

Выявление потенциальных денежных проблем прежде, чем они случатся, может помочь предотвратить бедствия в бизнесе.

Многие люди составляют прогнозы и планы, но потом не в состоянии изучить их должным образом и остерегаются какой-либо опасности или сравнивают прогноз с фактическими данными, поскольку они становятся доступными.

Конечно, чем раньше вы выявите потенциальные проблемы, тем быстрее можно принять меры, чтобы избежать их.

В этом руководстве описываются преимущества слежения за данными и определяются рыночные условия, которые необходимо контролировать. Здесь также подчеркивается важность установления хороших отношений с банками и другими кредиторами и даются советы о том, как выявить признаки, что клиент находится в финансовых неприятностях.

::: Храните старые бизнес прогнозы

Бюджет или бизнес-план может вскоре стать устаревшим. Однако ими не следует пренебрегать – очень полезно сохранить возможность смотреть данные все время. Это поможет:

1. записать фактические данные;
2. сравнить фактические данные с бюджетом или планом;
3. выявить отклонения;
4. расследовать причины отклонений;
5. выяснить есть ли необходимость в обновлении бюджета или плана.

Посмотрите на любые несоответствия и оцените их значение. Что касается будущего, то есть, по крайней мере, пять возможных вариантов при рассмотрении разницы:

1. может быть разовым и никогда не повторится;
2. может быть обусловлено сезонными колебаниями - такими, например, как Рождество;
3. может иметь продолжающуюся тенденцию;
4. может быть само - корректируемой – за резким увеличением спроса следует спад, с конечным результатом в долгосрочной перспективе;
5. может и не быть самостоятельной корректировки, но предпринимаются шаги для устранения.

Но надо рассматривать не только различия. Вы должны также подвергнуть анализу новые факторы, такие, как неожиданно большой заказ или появление нового конкурента.

Если изменений не требуется, вы можете выбрать установки:

1. Придерживайтесь первоначального бюджета, но прорабатывайте и учитывайте существующие и прогнозируемые отклонения.
2. Используйте скользящий бюджет - в каждом месяце при завершении фактической информации, обновляйте бюджет для предоставления данных на другой месяц. Это означает, что у вас всегда будет 12 - месячный прогноз.

Независимо от вашей системы, следите за прогнозами и держите их в актуальном состоянии.

::: Помните о меняющихся рыночных условиях

Вы должны быть восприимчивы к изменениям вне бизнеса.

Будьте начеку. Будьте внимательны к событиям, которые затрагивают ваш бизнес.  Реагируйте быстро и изменяйте планы, если это необходимо.

Ниже приводятся некоторые вещи, которые надо отслеживать:

1. процентные ставки - они могут повлиять на общий климат и торговлю, это не просто вопрос прямых расходов;
2. деятельность ваших конкурентов, и их реакция на ваши действия;
3. проникновение новых конкурентов на рынок;
4. новые технологии и изобретения, которые могут менять рынок, и спрос на ваш продукт или услугу.

Все предприятия будут испытывать изменения общих условий продажи на определенном этапе. Эти изменения могут сказаться на экономике в целом, а могут и не сказаться. Например, в прошлом в экономике Великобритании наблюдалось огромное сокращение спроса на средства массовой информации и технологии, но фармацевтика и жилищное строительство испытало меньшее падение. Главное - быть оповещения о возможных изменениях и изменить прогнозы и планы их компенсации, чтобы избежать возможных денежных проблем.

::: Ваши взаимоотношения с банками и другими кредиторами

Вам пойдет на пользу, если вы сохраните хорошие отношения со своими банками и другими кредиторами. При необходимости, они могут прислушаться к любым проблемам вашего бизнеса и предложить меры их устранения.

Разумные меры предосторожности:

1. Тщательно изучите новых кредиторов перед принятием решения о кредите, овердрафте или других форм финансирования.
2. Попробуйте и добейтесь удовлетворительного соглашения в самом начале. Большинство овердрафтов подлежат погашению по требованию. Они редко бывают насильственными, но это не означает, что такое не происходит.
3. Пробуйте построить хорошие личные отношения. Всегда известно имя лица, ответственного за ваш счет. Конечно, с широким использованием электронных средств коммуникации, таких, как электронная почта, это не всегда легко.
4. Держите свой банк или кредитора в курсе ваших дел и сообщайте ему как плохие, так и хорошие новости.
5. Когда Вы ставите в известность свой банк или кредитора о проблеме, то объясните, что вы делаете для ее решения.
6. Не делайте обещаний, которые вы не сможете сдержать.
7. Храните и передавайте в банк актуальные данные.
8. Рассматривайте альтернативные источники финансирования.
9. Узнайте, предлагает ли ваш банк такие услуги, как факторинг, дисконтирование счетов-фактур, лизинг, аренду оборудования или покупку в рассрочку.
10. Знайте и понимайте свои права.

Поставщики краткосрочных финансовых услуг

Когда возникает напряженность с наличными деньгами, может возникнуть искушение искать быструю ссуду, чтобы преодолеть кризис.

Есть много кредитных услуг, которые быстро дают наличные, но обычно это ловушка.

Среди них будут акулы кредита, которые предлагают сразу наличные, но по завышенным процентным ставкам, с пени, и ростом платежа в случае просрочки.

Вы должны всегда получать письменные условия сроков ссуды. Интернет - хороший способ получения заявки от многих онлайн кредиторов. Можно распечатать условия и показать вашему бухгалтеру или менеджеру банка и узнать их мнение.

Ваш банк, как правило, захочет сам дать вам кредит, но даже если в банке не могут сравниться с предложениями кредита, они быстро укажут на любые угрозы в кредитном предложении.

Поэтому, если вы ищете краткосрочное финансирование, необходимо:

1. получить письменно условия;
2. сравнить несколько квот;
3. получить рекомендации вашего бухгалтера;
4. проверить может ли ваш банк предложить соответственные или лучше условия.

::: Признаки проблем у клиентов: убедительные доказательства

Многие малые предприятия продают лишь нескольким клиентам. Если только один из этих клиентов имеет проблемы с деньгами и не может оплатить то, что обязан вам, это может иметь серьезные последствия для вашего бизнеса. Очень важно быть бдительным - вы должны обратить внимание на первые признаки неприятностей.

Вы не будете всегда знать заранее, находятся ли клиенты в финансовом кризисе, но безнадежные долги и просроченные платежи могут вызвать большие проблемы для вашего бизнеса, так что надо присматриваться к признакам.

Изменения к худшему в схеме платежей зачастую является наиболее важным признаком. В действительности, что может быть более тревожным, чем постоянно просроченные платежи.

Если вы обеспокоены тем, что у клиента трудности, существует ряд методов, которые можно использовать для проверки ситуации.

Кредитные учреждения

Кредитные учреждения могут предоставить вам доступ к базам данных, которые имеют современную финансовую информацию о компаниях и фирмах. Поскольку вы платите кредитно-информационному бюро за их уведомление о клиенте, то стоит относиться к их сообщению серьезно. Они часто первыми узнают, что кто-то испытывает денежные трудности.

Опубликованные счета

Если ваш клиент - компания с ограниченной ответственностью, вы можете получить доступ к их счетам через сайт Регистрационной Палаты.

 Помните, интерпретации счетов требует навыка. При изучении счетов полезно удостовериться, что они актуальны - хорошие новости обычно появляются быстро, в то время как плохие новости часто доходят медленно.

Система просчета банкротства пунктами

Один из способов проверки риска вашего клиента обанкротиться, называется Z- показателем Altman. Он состоит в подсчете пунктов на ряд финансовых коэффициентов. Z - показатель, как известно, является почти точным на 90 процентов в прогнозе банкротства на один год вперед и приблизительно на 80 процентов точным в прогнозе на два года в будущее. Однако получение информации, необходимой для расчета оценки клиента не всегда возможно.

::: Признаки проблемы клиента: легкие свидетельства

Даже без веских доказательств, есть несколько признаков того, что пора проверить финансовую ситуацию клиента.

Эти признаки часто сложно точно определить, но они не должны быть проигнорированы.

Доверяйте своей интуиции и действуйте в своих интересах. Если прозвенел хоть один из следующих тревожных звоночков, вы должны обеспокоиться.

Ошибки на чеках

Это могло быть случайностью, и часто так оно и бывает, но это могло бы быть сделано преднамеренно, чтобы выиграть время. Это еще более тревожно, если часто бывает, что:

1. клиент забывает поставить подпись;
2. слова и цифры отличаются;
3. чек датирован задним числом.

Многочисленные запросы

Они могут включать просьбы о копии счетов-фактур. Если их слишком много и они слишком поздно, то это может свидетельствовать о проблемах с платежами.

Чек задержался на почте

Это, пожалуй, наиболее распространенное оправдание и проверенная тактика проволочек для всех. Попробуйте прижать клиента вопросом, когда чек был отправлен.

Слухи

Держите ухо востро. Следует общаться с вашими конкурентами и людьми подобного бизнеса.

Что-то в голосе

Голос часто выдает наличие проблемы у человека. Говоривший может лгать или пытаться нагнать тумана, и его голос выдаст его. Держится ли он оборонительно, агрессивно или уклончиво, когда вы говорите с ним о деньгах?

Используйте информацию от сотрудников

Ваш торговый штат - глаза и уши вашего бизнеса на рынке. Не поощряя сплетни, стимулируйте вашу команду держать вас в курсе деловых разговоров о торговле с клиентами и поставщиками. Если ваши служащие посещают клиента, они в состоянии обнаружить показатели трудности, такие, как высокий уровень непроданных запасов, заказов меньше или они реже, чем обычно.

Другие

Большинство людей ненавидят ложь и оправдания. Следующие признаки могут показать, что они стесненно себя чувствуют:

1. они отказываются говорить с вами;
2. они никогда не звонят;
3. они всегда на заседании;
4. они обращаются с проблемой к кому-то еще.