Избегайте проблем активности, превышающей ваши возможности

Сверхактивность - увеличение фирмой объемов своего производства и продаж без создания фонда финансирования дополнительного оборотного капитала. При этом фирма может столкнуться с проблемой ликвидности и нехватки средств для расчета с поставщиками.

Сверхактивность является дисбалансом между работой, которую предприятие берет на себя и его способностью выполнить работу. Это происходит, когда бизнес берется за работу, но не хватает оборотных активов, либо оборотного капитала, для выполнения соответствующих требований.

Затоваривание характерно, прежде всего, для молодых, быстро развивающихся предприятий. Это может быть чрезвычайно серьезным, и даже губительным для организации, поэтому стоит потратить некоторое время, чтобы понять, как предотвратить таких проблем с вашим бизнесом.

Это руководство объясняет, что такое сверхактивность, в чем она состоит, как это может произойти и как избежать ее.

::: Возникновение проблемы

Сверхактивность происходит тогда, когда предприятие принимает работу и старается выполнить ее, но обнаруживает, что выполнение требует больших человеческих ресурсов, оборотных или чистых активов, чем есть. Это часто происходит от непредвиденных событий, таких, как потребовалось больше, чем ожидалось,  времени на изготовление или доставку, в результате - ущерб денежному потоку.

Пример:

В следующем примере, оборотный капитал или чистые оборотные активы, составляет £3,000. Оборотный капитал - разница между текущими активами и текущими обязательствами предприятия.

Достаточно ли £3,000 оборотных средств, зависит от обстоятельств бизнеса.

Сверхактивность - общая проблема, и она часто случается с недавно созданными новыми и быстро расширяющимися компаниями. Наличные часто уходят из бизнеса раньше, чем приходят в него. Например, заработная плата выплачивается, как правило, еженедельно или ежемесячно, а также могут быть и другие расходы, которые необходимо выполнить незамедлительно, такие как, телефонные счета и аренда.

Хотя вы можете платить поставщикам по кредитам, ваши клиенты также могут осуществлять платежи по кредитам. Не требуется много, чтобы нарушить баланс.

Также возможно исчерпать наличный баланс, даже если ваши клиенты платят наличными и не имеют кредитных счетов. Например, вам, может быть, придется платить поставщикам быстро, даже по предоплате, или вам, вероятно, придется хранить запасы в течение длительного времени. Все дело в сумме денежного оборота и сроках расхода и прихода.

::: Соответствие продаж и циклов производства

Может быть много причин и способствующих факторов, но для производственных фирм несоответствие между продажами и циклами производства - часто основа проблемы затоваривания. Из этого следует, что проблемы могут быть сокращены и даже ликвидированы, если продажи и производственные циклы согласовать.

Если вы торговец, то вы можете хранить запасы более короткий период. Если Вы производитель, вы сможете иметь меньше компонентов на более короткое время и ускорить производственный процесс.

Точно в срок

Полезно использовать метод «точно в срок»  JIT (just-in-time). Как следует из названия, это когда товары и материалы доставляются точно в срок, чтобы использовать их.

Система «точно в срок»  должна помочь вам:

1. сократить цикл производства;
2. сократить период хранения товара;
3. снизить потребность в оборотном капитале.

Однако систему JIT не так легко установить. Одна из проблем заключается в том, что нет никаких очевидных выгод для ваших поставщиков. Действительно это может быть неудобно для них, потому что они должны будут вкладывать капитал в новые системы, хранить товар самостоятельно и производить частые маленькие поставки.

По этой причине, JIT часто работает лучше, если вы сможете работать в одной команде с поставщиками. Для этого вам нужно предложить им что-то взамен, например, гарантировать регулярные заказы или даже оплату по наложенному платежу.

Потенциальным недостатком JIT является то, что вы сокращаете коэффициент финансовой устойчивости. Вам необходимо, чтобы у вас были хорошие системы, эффективное планирование и поставщики, которым можно доверять.

::: Оценка ваших потребностей в наличных средствах: активы и пассивы

Часто бывает полезно сравнить активы и пассивы вашего бизнеса. Вы также найдете это пригодным для прогнозирования ваших активов и обязательств в будущем. Это можно сделать с помощью прогнозирования денежных потоков и анализа соотношения. Однако чтобы управление предприятием было эффективным, вы нуждаетесь в современной и надежной финансовой документации.

Прогнозирование денежных потоков

Так как наличные имеют большое значение для бизнеса, то и денежный прогноз является одним из наиболее важных инструментов управления, который вы можете использовать. Если Вы хотите быстрый рост бизнеса, точный прогноз денежного потока является жизненно важным. Он предсказывает поступление денег и их расход. Чтобы эффективно пользоваться прогнозом, необходимо сделать деление на соответствующие периоды - ежемесячно, еженедельно или даже ежедневно.

Вы увидите, будет ли у вас достаточно финансов на дополнительный спрос, нужна ли добавочная краткосрочная финансовая поддержка, существует ли опасность затоваривания.

::: Анализ относительных показателей

Существуют различные показатели, которые необходимо контролировать, чтобы избежать сверхактивности. Наряду с денежным прогнозом, эти показатели помогут вам понять потребности вашего собственного бизнеса в наличных средствах. Прогнозирование будущих показателей является бесценным способом предсказать эффект быстрого увеличения технологического процесса.

Оборотный капитал и коэффициент ликвидности

Оборотный капитал – это разница между текущими активами и текущими обязательствами. Очевидно, наиболее безопасная позиция может состоять в том, чтобы иметь больше активов, чем пассивов, и чем больше разница, тем лучше.

Коэффициент ликвидности - аналогичный, но более сложный способ измерить потребности в наличных. Коэффициент абсолютной ликвидности - отношение наиболее ликвидных активов компании к текущим обязательствам. Этот коэффициент показывает, какую часть краткосрочной задолженности предприятие может погасить в ближайшее время. Нормальное значение коэффициента абсолютной ликвидности находится в пределах 0.2-0.25. Хороший балл коэффициента ликвидности, как правило, свидетельствует о здоровом бизнесе. Запас товара не входит в общее имущество, поскольку это может занять некоторое время превратить его в наличные деньги. Учитываются только инвестиции, деньги в банке, наличные денежные средства и задолженность клиентов.

Финансовый рычаг

Финансовый рычаг - совокупное воздействие на уровень прибыли за счет собственного капитала и заемного финансирования. Иными словами, это доля заемных денег из банка по сравнению с деньгами со стороны владельцев и других инвесторов.

В американской модели финансовый рычаг рассчитывается как отношение изменения чистой прибыли на акцию к изменению нетто-результата эксплуатации инвестиций. В европейской модели финансовый рычаг рассчитывается как отношение общей задолженности предприятия к общей сумме собственного капитала.

Например, предположим, что банк кредитует предприятию £40,000, а акционеры обеспечивают £60,000. Финансовый рычаг будет 40 процентов, поскольку банком предусмотрено 40 процентов от общей суммы.

Финансовый рычаг может помочь бизнесу за счет усиления денежной позиции, однако это связано с заимствованием потенциально крупных сумм денег. Нет никакого безопасного показателя для ориентирования, поскольку фирмы сильно отличаются друг от друга. По существу, чем выше финансовый рычаг, тем выше риск. Из-за этих рисков, банки зачастую опасаются предоставлять слишком большие кредиты и могут отказаться, если финансовый рычаг более чем, скажем, 50 процентов.

::: Оценка Ваших потребностей в наличных средствах: кредиторы и должники

Для оценки ваших потребностей в наличных средствах нужно использовать точные, актуальные данные или, если они отсутствуют, использовать данные прогноза.

Вы можете избежать затоваривания, проверяя ваши наличные потребности, используя финансовые тесты, типа финансового рычага, оборотного капитала или тестов коэффициента ликвидности.

Два других полезных сопоставления:

Временной коэффициент задолженности: показывает, сколько времени, в среднем, требуется вашим клиентам, чтобы расплатиться с вами. Например, ваши клиенты должны вам £14,000  на определенную дату. Ваш годовой оборот £100,000. Умножьте причитающуюся вам сумму, на количество дней в году, 365 и разделите результат на годовой оборот, £ 100.000:

(£14,000 x 365)/£100,000 = 51 день.

Поэтому на каждого клиента приходится, в среднем 51 день на оплату. Учтите, что такой расчет может быть искаженным, если ваш бизнес сезонный, поэтому такой метод работает лучше, если ваши счета равномерно распределены в течение года.

Временной коэффициент кредита: показывает, сколько в среднем можно потратить времени для оплаты поставщикам. Например, вы обязаны вашим поставщикам £9,000 на определенную дату и через год вы платите £150,000. Умножьте £9,000 на количество дней в году, 365, и разделите результат на общую сумму, которую вы оплатите:

(£9,000 x 365)/£150,000 = 22 дня.

Поставщики, в среднем, получают оплату за 22 дней. Опять же, сезонные различия могут повлиять на результаты расчета, метод работает лучше, когда ваши закупки осуществляются равномерно в течение года.

Если вы оплачиваете кредиторам быстрее, чем получаете от своих клиентов, вам нужен высокий уровень оборотного капитала.

::: Избегайте проблем сверхактивности: долги

Эффективное управление задолженностью и кредитный контроль поможет вам избежать сверхактивности, Необходимо, чтобы вам выплачивали более эффективно, и вы имели денежные средства для оплаты поставщикам и сотрудникам.

Помимо более эффективного управления задолженностью и совершенствования кредитного контроля, вы должны также подумать об изменении некоторых моментах или всей вашей деловой практики.

Поставьте новые условия оплаты

Можно пересмотреть условия оплаты или оповестить клиентов о том, что новые условия будут применяться в отношении будущих заказов, но вы должны понимать, что клиенты могут возразить. Многое будет зависеть от силы или слабости вашей конкурентоспособности. Можно потерять бизнес, если новые условия не являются привлекательными для клиентов или если вы агрессивного навязываете их.

Предлагайте скидки за своевременную выплату

Это может быть эффективным в ускорении платежей, увеличении денежного потока и уменьшении безнадежных долгов. Однако есть недостатки - это может быть дорогостоящим и необходимо гарантировать, чтобы клиенты получили скидки, когда они платят своевременно.

Поощрять автоматизированные платежи

Автоматизированные системы оплаты следует поощрять больше чем традиционные методы, как отправка чеков по почте. Использование таких систем, как BACS или CHAPS позволит предотвратить опасность возврата, пропажи без вести или утери чеков и имеют преимущество определенности предоставления выплат.

Используйте факторинг или дисконтирование счетов-фактур

Факторинг предполагает продавать ваши счета специальной финансовой компании, которая возьмется управлять счетами и вернет стоимость платежей. Факторинговая компания при этом удерживает из общей суммы дебиторской задолженности комиссионные. Последующий платеж покупателя может направляться как непосредственно факторинговой компании, так и компании-продавцу, которая затем переводит средства факторинговый компании.

Дисконтирование счетов - факторинг, при котором поставщик продает счет факторинговой компании с правом регресса, на конфиденциальной основе и со скидкой. С дисконтированием счета, вы получаете заем от компании коммерческого кредита против стоимости ваших счетов, но вы сохраняете ответственность и определяете цену затрат платежей по счетам.

Согласовывайте платежи со своими поставщиками

Вы могли бы попытаться вести переговоры о различных условиях платежа поставщикам или можно просто попросить больше времени для оплаты. Однако это может посчитаться неэтичным, и вы можете обнаружить, что некоторые поставщики отказывают вам в поставках, если вы обычно слишком долго платите. Вы, возможно, хотите подумать о чем-то в обмен на продления условий оплаты, таких, как обещание регулярных заказов.

Улучшайте контроль запасов

Хранение товара и сырья стоит денег, а, реализуя их быстрее, вы сократите расходы.

Более быстрый оборот товара означает, что будет более короткий интервал между временем, когда вы должны заплатить вашим поставщикам и временем, когда ваши клиенты платят вам за те же самые товары.

::: Избегайте проблем сверхактивности: фонды

Один из способов предотвратить затоваривание, это сохранить жесткий контроль над деньгами, которые вы выводите из вашего бизнеса для оплаты за активы.

Арендуйте ваши фонды или приобретайте их по лизингу.

Лизинг - это способ приобретения активов путем внесения регулярных платежей, но без покупки их сразу. Лизинг осуществляется на основе договора между лизинговой компанией (лизингодателем), приобретающей имущество за свой счет и сдающей его в аренду, и фирмой-арендатором (лизингополучателем), которая постепенно вносит арендную плату за использование лизингового имущества. В период действия договора право собственности на лизинговое имущество принадлежит лизингодателю, а право на пользование - лизингополучателю.

Ищите новый капитал

Это может быть новым акционерным капиталом, долгосрочной ссудой, или продажей акций новому акционерному партнеру.

Недостатком этого является то, что вам, возможно, придется отказаться от некоторого контроля над предприятием, или платить высокую процентную ставку.

Уменьшайте изъятые из оборота деньги

Это не очень приветствуемое предложением, но, возможно, и его необходимо рассмотреть. Это может означать невыплату дивидендов. Если у вас партнерство или вы являетесь единственным торговцем, это может означать брать меньше зарплаты, уменьшить оклад или вознаграждения.

Урезать расходы и работать более эффективно

Этот совет легко дать и вы, вероятно, уже делаете все, что можно, но если вы можете сократить расходы еще, то увеличите свой денежный поток и снизите риск затоваривания. Следует также увеличить прибыли. Приемы для увеличения прибыли описаны в нашем руководстве «Управление денежным потоком».