Базовая система учёта финансов и его настройка

Независимо от рода вашей деятельности, по закону вы обязаны сохранять финансовые документы, касающиеся ее.

Но есть множество выгод от учета. Это сэкономит ваше время и, следовательно, деньги, когда данные отчетов понадобятся вам. Вы можете быть уверены, что вы платите лишь только тот налог, который вы должны. Это также помогает вам быть в курсе того, сколько вы должны и сколько должны вам.

Это руководство объясняет, как выполнять свои правовые обязательства и создать базовую систему, которая работает для Вас.

::: Основные составляющие системы финансового учёта

Существует четыре основных набора финансовых отчетов, которые помогут вам создать активный бизнес - кассовая книга, книга продаж, бухгалтерская книга закупок и книга заработной платы. См. в этом руководстве по:

1. кассовой книге / таблица
2. книге продаж / таблица
3. книге покупок / таблица
4. книге заработной платы / таблица

Закон гласит, что все предприниматели должны вести финансовую отчетность и хранить ее в течение шести лет.

Хотя уровень требуемого учета может меняться в зависимости от бизнеса, отчеты должны включать:

1. все поступления и расходы
2. все купленные или проданные товары

Нет никаких правил о форме, которую вы должны использовать для записи ваших данных - документы на бумаге имеют такую же силу, как и сохраненные на компьютере.

Очень важно постоянно иметь точные, соответствующие финансовые документы и обновлять их на регулярной основе. Если вы не сможете подкрепить данные, заявленные в вашей НДС и налоговой декларации, то, скорее всего, вам придется заплатить штраф.

Малые предприятия могут воспользоваться упрощенной схемой учета в соответствии со схемой твердой ставки НДС.

Кассовая книга / таблица

Кассовая книга является заключительным отчетом по всем деньгам, которые входят и выходят из вашего бизнеса, так называемое движение наличности.

Чтобы досконально сформировать кассовую книгу нужно собирать и сохранять:

1. корешки чековой книжки
2. аннулированные чеки
3. книги учета платежей банка
4. банковские выписки
5. копии вашего счета
6. платежи и накладные
7. счета ваших поставщиков
8. платежи для всех кассовых сделок
9. уведомления о денежном переводе от клиентов
10. копии платежей произведенных или полученных с использованием онлайновых банковских систем

Разделите свою кассовую книгу или таблицу - на два основных раздела: выплаты и поступления. Держать отдельно списки продаж и покупок является разумным. Как только вы достигнете товарооборота больше чем £64,000, это поможет вам рассчитать свой НДС ответственности - разница между налогом выплаченным и собранным.

В обоих разделах вы должны регистрировать следующее:

Фиксирование типа расхода поможет вам при заполнении в вашей ежегодной налоговой декларации. Будь вы единоличный предприниматель или компания, вы должны быть в состоянии различать "допустимые" и "недопустимые" расходы.

Важно проверять отдельные записи в вашей кассовой книге с перечнем банковских счетов, особенно такие пункты, как банковские комиссии или кредитные переводы, заплаченные непосредственно на ваш банковский счет для продаж.  Если вы платите чеком, вы должны также проверить, что его должным образом передали в качестве оплаты вашим поставщикам.

Малые предприятия с простой структурой могут найти кассовую книгу достаточным отчетом. Однако ведение журнала учета продаж и книги учета покупок позволит вам записывать продажи и покупки в кредит, отслеживать суммы, причитающиеся вам от продаж и потраченные вами на покупки. Это дает возможность контролировать движение наличности.

Книга продаж / таблица

Записи книги продаж:

1. продажи, сделанные вашей компанией
2. сумма денежных средств, полученных за товары или услуги
3. деньги, причитающиеся в конце каждого месяца

Это полезный деловой инструмент планирования, который позволяет контролировать и преследовать неисправных плательщиков и видеть, какие клиенты являются самыми выгодными. Это также поможет вам регистрировать возвращение НДС.

Как использовать книгу продаж?

Каждый раз, когда вы выставляете счет клиенту, делаете запись в книгу продаж - делайте это регулярно, не реже одного раза в неделю. Каждую неделю или месяц вы можете складывать общую сумму продаж, сделанных вами, также называемую товарооборотом (важная статистика бизнеса). Делая в журнале учета продаж запись сумм, выплаченных клиентами, вы также сможете определить деньги, которые должны вашему бизнесу. Все клиенты, которые превышают ваши условия оплаты, могут преследоваться. Все те, кто вам должен, будут оставаться в бухгалтерской книге до погашения долгов.

Чтобы поддерживать ваш журнал учета продаж, вы должны сохранить копии ваших счетов. Это поможет вести счет продажам, если вы дадите каждой продаже номер и запишете эти номера при входе в бухгалтерскую книгу.

Книга покупок / таблица

В книге покупок надо отражать все покупки, сделанные вашим предприятием.

Она помогает отслеживать:

1. расходы вашего бизнеса
2. сколько денег вы должны в конкретный момент времени

Кроме того, она дает вам возможность наглядно увидеть наиболее регулярных поставщиков и сколько вы потратили с каждым из них.

Это также поможет вам регистрировать ваше возвращение НДС.

В книгу покупок следует заносить следующее:

Как использовать книгу покупок?

Делая запись о платежах в бухгалтерской книге покупок, вы будете в состоянии идентифицировать неоплаченное количество. Каждый раз, когда производится платеж, внесите его в колонку "Дата оплаты". Вы можете регулярно складывать общее количество, чтобы видеть, сколько вы должны. Все кредиторы должны оставаться в книге покупок до тех пор, пока платеж не произведен.

Это хорошая идея пронумеровать каждый счет, когда вы получаете его и записывать это число во входе в бухгалтерскую книгу. Кроме того, целесообразно регистрировать счета в порядке их нумерации. Тем путем вы будете в состоянии легко восстановить счет, если позднее возникнет необходимость.

Книга заработной платы / таблица

Если вы нанимаете персонал, то должны будете вести учет всех сделанных выдач заработной платы, включая взносы национального страхования NIC (National Insurance contributions). Управление Ее Величества по налогам и таможенным сборам HMRC (HM Revenue & Customs) обеспечат вас формой P11, чтобы записывать эти данные.

Вы можете использовать P11 в качестве основы вашего отчета по зарплате.

Почему я должен хранить отчеты по зарплате?

1. Будет просто рассчитать NIC ваших сотрудников. HMRC требует от всех работодателей делать это ежемесячно или ежеквартально.
2. Вы будете иметь единый, подробный отчет об одних из самых значительных издержек для большинства малых предприятий.
3. Вы сможете легко ответить на все вопросы сотрудников, которые у них могут возникнуть, когда они сами составляют их собственные декларации о подоходном налоге.
4. Вы сможете доказать, что вы платите национальную минимальную заработную плату (National Minimum Wage) и равную оплату за труд равной ценности.

::: Компьютеризация финансовых отчетов

Автоматизированная система поможет вам сэкономить немало времени. Она позволит вам добавлять, удалять, делить и изменять данные легко и пересчитывать для вас итоговые результаты. Обработка на компьютере ваших отчетов может иметь более широкие деловые выгоды. Это позволит вам подавать правительственные возвращения (например, НДС и налоговые декларации) онлайн, а также потенциально увеличить способности вашего бизнеса путем общения в Интернете с клиентами при помощи таких приложений, как, например, электронная счет-фактура.

Выбор пакета программного обеспечения

Вы можете использовать стандартный пакет электронных таблиц вашего компьютера, или  купить специальный пакет программ по учету.

Единоличные торговцы с простой бухгалтерией, могут найти достаточным такое программное обеспечение управления денег как, например, Microsoft Money.

Пакеты программ бухгалтерского учета были разработаны, для удовлетворения потребностей большинства малых предприятий. Известные пакеты:

1. Sage Instant Accounting иTAS Books
2. Intuit QuickBooks and QuickBooks Pro, Regular and Accountant
3. Pegasus Capital Gold

Более продвинутые пакеты учета продаются в "модулях", в каждом из которых обрабатывается отдельный аспект управления финансами. Большинство предприятий покупают не менее трех модулей (продажи, покупки и номинальной регистрации). Известные пакеты:

1. Sage Line
2. Pegasus Opera

Помните, что ваши пакеты программного обеспечения должны быть совместимыми.

Если Вы зарегистрированы для НДС, ваша система должна позволить вам выполнять свои правовые обязательства:

1. правильный учет НДС
2. предоставление информации инспекторам при проверках
3. ведение учета в требуемой детализации в течение необходимого отрезка времени

::: Советы и подсказки

Чтобы держать вашу финансовую отчетность под контролем, приобретите следующие хорошие привычки:

И попробуйте подход "четырех S":

1. System - S... для системы. Тратьте время на создание системы, которой вы будете придерживаться. Выделите конкретное время каждую неделю/месяц для решения ваших финансовых дел, или сделайте это ключевой задачей для служащего, которому доверяете. Регистрируйте ваши отчеты логически - помещайте платежи или банковские выписки аккуратно, в конвертах или папках с обозначенной датой.
2. Separate - S ... для разделения. Одна из крупнейших ошибок предпринимателей заключается в том, что смешивают личные и профессиональные финансы. Лучше рассматривать бизнес как отдельное лицо, с которого вы только имеете доход в виде заработной платы, дивидендов. Поэтому держать его отдельно и просто.
3. Security - S ... для безопасности. Чем меньше людей участвует в вашем учете, тем меньше выползает ошибок. Четко обозначьте, в чьи обязанности входит поддержка отчетов. Это хорошая идея защитить паролем записи на компьютере, и сделать пароль доступным только для небольшого числа людей.
4. Storage - S... для хранения. Даже если вы решите хранить все свои записи на компьютере, важно, чтобы вы постоянно, регулярно (еженедельно, если не ежедневно) выполняли резервное копирование на внешние носители и сохраняли печатные копии. Документы, которые не могут быть скопированы, типа корешков чековой книжки и чеков платежей, храните в несгораемом ящике.