Настройка простого счёта прибылей и убытков для вашего бизнеса

Счета прибылей и убытков представляет собой резюме хозяйственных операций за определенный период - как правило, 12 месяцев. Вычитание общей суммы расходов из общего дохода в конце этого периода свидетельствует о том, как сработал ваш бизнес - на прибыль или в убыток.

Счет прибылей и убытков производится в первую очередь для деловых целей - показать владельцам, акционерам или потенциальным инвесторам, как бизнес работает. Но большая часть информации также используется Управлением Ее Величества по налогам и таможенным сборам HMRC (HM Revenue & Customs) для составления вашего налога. Это руководство объясняет вам об основной финансовой документации, которую вы должны содержать, чтобы позволить вам сообщать о вашей прибыли или убытке каждый год.

Эта информация должна помочь вам решить, нужны ли вам услуги бухгалтера или вы можете сделать все сами.

::: Законоположение о сдаче отчётности

По закону, если у вас предприятие с ограниченной ответственностью или партнерство, члены которого с ограниченной ответственностью, то необходимо подготавливать счета прибылей и убытков за каждый финансовый год.

Единоличным торговцам и гражданам не нужно создавать официальные счета прибылей и убытков – вполне достаточно информации, которую они заполняют в форме налоговой декларации.

Однако есть ключевые преимущества при подготовке официальных счетов. Если вы желаете развивать свой бизнес или у вас необходимость в кредитовании или ипотеке, в большинстве случаев вас могут попросить показать ваши счета за три года.

В приведенной ниже таблице обобщены требования к отчетности прибылей и убытков. Они изменяются согласно тому, как настроен бизнес.

Отметьте, что, если вы - директор компании или партнер в фирме, вы должны регистрировать два возвращения - один для бизнеса, который является подлежащим обложению налогом в его собственном праве, и один для вас непосредственно как "служащего" или партнера этого бизнеса.

* В сентябре и в январе сразу после окончания налогового года, который начинается с 6 апреля - 5 апреля. Вам нужно подать до сентября, если вы хотите, чтобы HMRC рассчитала сумму налога.

** Деловой финансовый год вовсе не следует за HMRC налоговым годом. Он, как правило, связан с началом торговли предприятия.

::: Поддержание точного учета

Какой бы ни был вид деятельности вашего предприятия, по закону вы должны вести точный учет ваших доходов и расходов. Для единоличного предпринимателя хранить отчеты необходимо в течение пяти лет, для компании или партнерства - в течение шести лет после последней даты вашей налоговой декларации.

Точность учета имеет важные преимущества:

1. дает вам информацию, необходимую для управления вашим бизнесом и его роста;
2. позволяет вам знать о прибылях или убытках легко и быстро, в случае необходимости;
3. повышает ваши шансы на получение кредита или ипотечного кредита;
4. позволяет заполнение вашей налоговой декларации наиболее лёгким;
5. помогает вам или вашей компании избежать уплаты лишних налогов;
6. обеспечивает резервную копию для требований к определенным пособиям;
7. помогает составить план и бюджет налоговых платежей;
8. снижает риск штрафных санкций за задержки налоговых платежей;
9. позволяет снизить сборы, если вы пользуетесь услугами бухгалтера - ваши годовые счета будет гораздо проще составлять.

Основные отчеты, которые вам необходимо сохранять:

1. список всех своих продаж и прочих поступлений;
2. список всех своих расходов, включая повседневные и на оборудование;
3. отдельный список мелких денежные расходы, если важно;
4. учет товаров, принятых для личного пользования и платежи предприятия за них;
5. учет денежных средств, принятых для личного пользования или выплаченных из личных средств (это касается компаний с ограниченной ответственностью);
6. копии документов, для всего вышеупомянутого.

::: Доход бизнеса: продажа

Бизнес-доход подразделяется на две категории в отчетности о прибылях и убытках:

1. продажи или "оборот"
2. другие поступления

Бизнес продажи или оборот

Общий объем продаж продуктов и / или услуг вашего предприятия за торговый год, называют оборотом. Это является отправной точкой для вашего счета прибылей и убытков.

То как вы учитываете продажи, будет варьироваться в зависимости от типа и размера вашего бизнеса. Вы можете использовать простой список, "бухгалтерскую книгу", сделанную на заказ крупноформатную таблицу или компьютерную программу. Какой бы системой вы не пользовались, необходимо, чтобы она была точной и регулярно обновляемой.

Резервная копия учета продаж

Резервные записи для книги продаж, делятся на две категории, и будут определяться в зависимости от типа вашего бизнеса:

Документация продаж:

1. копии счетов-фактур, выпущенных вами;
2. рулоны кассовых чеков;
3. отчеты о деньгах, которые вы платите в бизнес при употреблении товаров для личного пользования. Отметьте, что если взять товар из вашего бизнеса, не заплатив за него, то вы будете за него должны бизнесу, и поэтому придется добавить розничную стоимость пунктов к общей сумме прибыли до уплаты налогов.

Подтверждение дохода, в связи с вышеуказанным:

1. платежные расписки, выпущенные вами;
2. официальный отчет банка / строительного кооператива и тому подобное.

Если вы ведёте бизнес только за наличный расчет, вы должны вести детализированный учет вашего дохода в вашем журнале учета продаж или бухгалтерской книге и быть в состоянии связать их с вашими расходами, наличностью и банковскими выписками.

::: Бизнес доходы: прочие

Аналогично отчетам о коммерческом доходе, вы должны сообщить о доходах бизнеса из других источников, например:

1. проценты от депозитов с банковских счетов предприятия;
2. продажи оборудования, которые больше не нужно;
3. поступления в бизнес от арендной платы;
4. деньги, которые вы внесли в компанию с ограниченной ответственностью из личных средств.

Учет прочих поступлений

1. Записывайте продажи оборудования в своей бухгалтерской книге, или в отдельную таблицу активов, если хотите.
2. Ведите учет любых поступлений от арендной платы, например, если Вы сдаете в аренду часть вашего офиса кому-то еще.

Резервное копирование документации

По закону вы должны сохранить платежные расписки и/или выписки из банковских счетов для учета дополнительных доходов предприятия. В идеале, вы должны иметь возможность перекрестных ссылок этой документации с вышеперечисленными отчетами "прочего дохода".

::: Регистрация коммерческих расходов

Деловые расходы попадают в три ключевых вида отчетности вашей прибыли или убытка. Вы можете спасти время свое или вашего бухгалтера, группируя затраты соответственно в вашем списке закупок или "бухгалтерской книге". Три ключевые области:

1. себестоимость реализуемой продукции - базовые затраты на получение или создание своего продукта;
2. деловые расходы;
3. стоимость купленного или арендованного оборудования для долгосрочного использования.

Копирование расходных документов

Резервные копии для расходов вашего бизнеса делятся на две категории. Как и для продаж, они будут варьироваться в зависимости от типа вашего бизнеса.

1. Документация закупки / расходов:

1. копии счетов поставщика / квитанции, выписанные на ваше имя;
2. кассовые чеки на продукты, купленные напрямую;
3. платежная ведомость и отчеты Государственного страхования, если вы имеете служащих.

2. Документы, подтверждающие расходы, относящиеся к вышеуказанным:

1. корешки чековой книжки;
2. выписки из банковских счетов;
3. выписки из кредитной карты и квитанции.

Важно, чтобы при необходимости вы могли дать перекрестные ссылки ваших отчетов на ваши расходы. Если вы затеряли квитанцию для какого-нибудь мелкого пункта, не забудьте внести его в реестр по покупкам или бухгалтерскую книгу мелкой наличности и сделайте запись, что вы потеряли квитанцию.

::: Себестоимость реализованной продукции

Себестоимость реализованной продукции - основная стоимость получения или создания вашего продукта. Она может включать в себя:

1. стоимость акций, которые вы покупаете для перепродажи;
2. компоненты / сырье для производства собственного продукта;
3. оплату труда для производства продукции;
4. аренду машин;
5. расходы на инструменты;
6. другие производственные затраты.

Когда вы создаете свой счет прибылей и убытков, вы вычитаете себестоимость реализованной продукции от ваших полных продаж, или товарооборота, чтобы получить вашу "валовую прибыль". Это ваша прибыль до вычета расходов.

Если вы поставщик услуг, то себестоимость реализованной продукции обычно не применяется.

::: Бизнес расходы

Это все текущие расходы, связанные с ведением вашего дела, которые вы можете вычесть из вашего показателя "валовой прибыли" в счете прибылей и убытков, чтобы рассчитать показатель "прибыль до налогообложения".

Законные расходы бизнеса для целей бухгалтерского учета:

1. Расходы на работников.
2. Затраты по аренде и содержанию помещений.
3. Ремонт.
4. Общие административные расходы.
5. Транспортные расходы.
6. Командировочные / суточные.
7. Реклама / поощрения / развлечения.
8. Интересы.
9. Безнадежные долги.
10. Юридические / профессиональные расходы.
11. Другие финансовые сборы, включая за банковские услуги.
12. Амортизация или потери прибыли от продажи оборудования.
13. Любые другие расходы.

Заметим, что некоторые элементы этих расходов не допускаются для целей налогообложения и должны быть добавлены обратно до расчета налогооблагаемой прибыли.

Распределение расходов самостоятельной занятости и партнерства

В случае, если расходы применяются частично к бизнесу и частично к некоммерческому или личному использованию, в вашей налоговой декларации вы должны сделать запись расхода, а затем отдельно фиксировать сумму, которая имеет отношение к некоммерческому использованию.

При подаче счета, не забудьте отметить все распределения по ним.

::: Стоимость оборудования

Все элементы оборудования, которые вы покупаете или арендуете для долгосрочного использования, называются "фонды" или "основные фонды". Они могут включать:

1. мебель;
2. компьютерное оборудование;
3. автомобили или микроавтобусы, необходимые для бизнеса;
4. механизмы;
5. помещения.

Основные фонды не могут быть вычтены из вашей налогооблагаемой прибыли в том же порядке, что и расходы. Но вы должны вести точный учет, поскольку в вашем счете прибылей и убытков можно распределять расходы на несколько финансовых лет. Вы также можете требовать надбавки против чистой прибыли в процентах от стоимости покупки.

В зависимости от размера вашего бизнеса, вы можете сделать запись стоимости оборудования, которое вы покупаете в отдельной ведомости оборудования, "установленной ведомости актива", или вы можете включить это в ваши общие отчеты расходов и показать это как "статья движения капитала".

Если товар, который вы покупаете, используется частично для бизнеса и частично для личного пользования, вы должны только сделать запись пропорциональной стоимости. Например, если вы купили компьютер за 500 фунтов стерлингов и используете его только в течение половины времени для бизнеса, вы должны фиксировать стоимость 250 фунтов стерлингов и сделать запись на счете поставщика, когда регистрируете компьютер.

::: Отчетные периоды и финансовый год прибылей и убытков

Для целей прибыли и убытков, бухгалтерские и финансовые периоды года варьируется в зависимости от типа бизнеса.

Периоды учета для индивидуальной трудовой деятельности и партнерства

Счета самостоятельно занятых и партнерств в идеале должны быть зарегистрированы 31 марта или 5 апреля, хотя различные отчетные периоды могут быть использованы при определенных обстоятельствах.

Если придерживаться сроков выше, то вам может потребоваться сформировать отчеты на часть года для начала. Но это позволит вам сэкономить время в долгосрочной перспективе.

Учет периодов для компаний с ограниченной ответственностью

Компании могут сделать свои счета в любой день.  Отчетный период называют также "финансовый период компании". Нормальный отчетный период - 12 месяцев, но иногда он может быть короче, например, когда компания начала бизнес в середине года, но хочет финансовый год к концу 31 декабря.